ما هي المحاسبة على أساس الصندوق؟

المحاسبة القائمة على الصناديق ، أو محاسبة الصناديق ، هي نظام تستخدمه المنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية لإدارة أموالهم. تختلف محاسبة الصندوق في الغرض عن النظام المستخدم في الأعمال التجارية الربحية العادية لأن الهدف هو الحفاظ على المساءلة وتتبع كيفية استخدام التمويل بدلاً من مراقبة ربحية الشركة. سواء كنت مرتبطًا بمنظمة غير ربحية أو مانح يساهم في مجموعة متنوعة من المؤسسات الخيرية ، فإن التعرف على محاسبة الأموال سيساعدك على فهم الهيكل المالي لهذه الأنواع من المنظمات.

من يستخدم محاسبة الصندوق؟

لأن الغرض من محاسبة الأموال هو إدارة التبرعات والتمويل من مصادر خارجية أو الدخل من جمع التبرعات ، فإن المنظمات التي لا تعمل من أجل الربح تستخدم طريقة المحاسبة هذه. بعض الكيانات التي قد تستخدم هذا النظام تشمل:

  • المنظمات الخيرية
  • الكنائس أو المؤسسات الدينية
  • الوكالات الحكومية أو الحكومات
  • دور رعاية المسنين أو المستشفيات غير الربحية
  • المؤسسات التعليمية
  • أسس للفنون

الميزانيات والبرمجة وجمع الأموال

عندما تُنشئ منظمة غير ربحية هيكل صندوقها ، فإنها تنشئ صندوقًا منفصلاً لكل قسم أو وظيفة رئيسية داخل المنظمة. قد تشمل أمثلة الأموال:

  • الأموال العامة: تستخدم لمصاريف الإدارة الروتينية للمنظمة.
  • صندوق الأصول الثابتة: يستخدم لصيانة المباني وتوسيع المرافق والمعدات وما إلى ذلك.
  • جمع الأموال: الأموال المستخدمة لزيادة الدخل ، والحفاظ على العلاقات مع المانحين ، إلخ.
  • أموال البرنامج: تستخدم لتنفيذ برامج وخدمات المنظمة.

داخل كل من هذه الصناديق يمكن أن تكون هناك فئات فرعية يتم ترميزها وتتبعها بشكل منفصل. على سبيل المثال ، قد يكون لدى الكنيسة مجموعة متنوعة من البرامج المقدمة لعدة مجموعات من الناس ، مثل برمجة الأطفال أو الأنشطة العائلية أو التوعية المجتمعية. سيكون لكل مجموعة فئة فرعية خاصة بها داخل صندوق البرنامج. بمجرد وضع الميزانية ، سيتم تخصيص مبلغ محدد من المال لكل مجموعة يمكنهم إنفاقه على برامجهم على مدار العام.

مع تقدم العام ، سيتم تسجيل الأموال التي تنفقها كل مجموعة في الصندوق المناسب. بافتراض أن دفتر الأستاذ المحاسبي يتم تحديثه ، في أي وقت خلال العام ، يجب أن يكون مدير صناديق تلك المجموعة قادرًا على معرفة مقدار الأموال التي تم إنفاقها بالضبط ، وما تم إنفاقه ومقدار الأموال المتبقية في الصندوق . يساعد هذا النوع من المحاسبة التفصيلية الأعضاء على الالتزام بالميزانية ، مع ضمان إنفاق الأموال بعناية لكل غرض محدد.

أنواع فئات الصناديق

يوجد ضمن محاسبة الصناديق نوعان من الصناديق ، مقيد وغير مقيد ، يحدد كل منهما كيف ومتى يمكن إنفاق الأموال.

1. الأموال المقيدة: عادة ما يتم تخصيص الأموال المقيدة لغرض محدد من قبل الجهة المانحة أو المؤسسة التي تمنح المنحة. يجب أن يتم وضع الأموال فقط في الصندوق المخصص على وجه التحديد ثم استخدامها لهذا الغرض فقط. على سبيل المثال ، إذا قدم أحد المانحين 5000 دولار لشراء أجهزة كمبيوتر جديدة ، فلا يمكن استخدام الأموال لشراء عدد قليل فقط من أجهزة الكمبيوتر ثم أيضًا مكاتب وكراسي جديدة. الأموال المقيدة موجودة في شكلين.

  • الأموال المقيدة مؤقتًا: غالبًا ما تكون هذه الأموال إما لغرض معين أو للاستخدام خلال فترة زمنية محددة ، على سبيل المثال خلال عام واحد. قد يتم تربيتها خلال حملة معينة لغرض معين ، وحتى تتضمن استخدامًا واسعًا. على سبيل المثال ، أثناء حملة تحسين رأس المال عندما تأمل منظمة ما في توسيع مبناها وشراء أثاث جديد وتحديث المعدات ، هناك مجموعة متنوعة من الاحتياجات التي قد تنقلها إلى الجهات المانحة. يجب على أي شخص يتبرع لهذه الحملة أن يتوقع أن تبرعهم سيذهب فقط نحو تلك النفقات المحددة.
  • الأموال المقيدة بشكل دائم: الأموال التي تحمل قيودًا دائمة من الجهة المانحة لا تُستنفد أبدًا ولكنها تستمر إلى أجل غير مسمى. تعمل أموال الوقف هذه كحسابات استثمارية ، حيث يربح التبرع فائدة. يُسمح بإنفاق الإيرادات المكتسبة من هذه الأموال لتلبية احتياجات المنظمة ، ولكن قد لا يتم المساس بمبلغ التبرع الأولي.

2. الأموال غير المقيدة: يمكن استخدام الأموال ضمن هذه الفئة لأي حاجة داخل المنظمة. يمكن وضع هذه الأموال في صندوق تشغيل عام أو تخصيصها لصناديق محددة أخرى وفقًا لتقدير مجلس الإدارة. يمكن أيضًا نقل الأموال غير المقيدة إذا كانت هناك حاجة في منطقة معينة.

يجب أيضًا الإبلاغ عن الأرصدة في كل من هذه الصناديق في نماذج مصلحة الضرائب في نهاية العام للمنظمات المعفاة من دفع ضريبة الدخل. إرجاع المعلومات ، نموذج IRS 990 ، هو الطريقة التي تقوم بها المنظمات غير الربحية بالإبلاغ عن أنشطتها المالية ، والحفاظ على الامتثال للوائح الفيدرالية وإظهار المساءلة أمام الجمهور. هذه العائدات مفتوحة للتفتيش العام.

قواعد التبرع

عندما يقدم المتبرعون هدية إلى منظمة غير ربحية ، يجب عليهم تحديد ما إذا كان لديهم أي قيود على الأموال. يتم ذلك عادة في شكل رسالة هدية. ومع ذلك ، إذا لم يحدد المانح كيفية استخدام الأموال ، فإن المنظمة لها الحرية في توزيع التبرع بين أي من صناديقها حسبما تراه مناسبًا.

الحسابات المصرفية ومحاسبة الصندوق

محاسبة الصندوق ، على الرغم من أنها نظام متخصص لتتبع الإنفاق الداخلي ، لا تتطلب أي قواعد مصرفية متخصصة. لا تحتاج المؤسسة إلى الاحتفاظ بحسابات بنكية منفصلة لكل من أموالها داخل المؤسسة غير الربحية ؛ تتطلب الحسابات الفردية المزيد من العمل والتكاليف. لتبسيط الأمر ، يمكن تخزين جميع أموال المؤسسة النقدية في حساب مصرفي واحد. إن تتبع تلك الأموال فقط هو الذي يحتاج إلى تقسيمه إلى شرائح.

قد يكون الاستثناء الوحيد لذلك هو الصناديق التي تشكل جزءًا من صندوق الوقف المقيد بشكل دائم. في هذه الحالة ، يتم استثمار الهبة النقدية في وسيلة منفصلة تحمل فائدة. يُسمح باستخدام الفائدة المتراكمة لاحتياجات المنظمة غير الربحية كما هو محدد ، ولكن يجب أن يظل المبدأ مستثمرًا.

منح الامتثال والإبلاغ

يعد إعداد التقارير الدقيقة في الوقت المناسب عن كيفية استخدام الأموال أمرًا ضروريًا للمنظمات غير الربحية التي تتلقى منحًا مالية من مؤسسات أو منظمات أخرى. تتطلب جميع المنح تقريبًا أن يقوم المستفيدون بإعداد تقارير مفصلة حول كيفية إنفاق الأموال الموهوبة. يجب عليهم أيضًا تقديم تفاصيل حول كيفية تأثير الهدية على برامج المنظمة وأهدافها. لهذا السبب ، يجب تسجيل جميع النفقات في الصندوق المناسب. لا يمكن أن يؤدي عدم تسجيل أموال المنح بدقة ثم الإبلاغ بشكل صحيح عن كيفية إنفاقها إلى تعريض مساهمات المنح المستقبلية للخطر ، ولكن أيضًا حالة الإعفاء الضريبي للمؤسسة غير الربحية.

برنامج متخصص لمحاسبة الصناديق

على الرغم من أنه ليس من الضروري تمامًا استخدام برنامج محاسبة مصمم خصيصًا لمؤسسة غير ربحية ، إلا أن البرامج ذات الميزات الفريدة المصممة لتلبية احتياجات منظمة غير ربحية قد تكون مفيدة. غالبًا ما تتوافق المصطلحات في البرامج مع لغة غير ربحية ، وتوفر العديد من الحزم ميزات تساعد في تتبع التبرعات وإنشاء الميزانيات حسب التمويل وإصدار خطابات المانحين. ومع ذلك ، قم ببحثك قبل إجراء عملية شراء للتأكد من أنك ستحصل على الميزات التي تحتاجها دون الدفع مقابل الإضافات التي لن تفيدك حقًا.