كيفية عقد اجتماع مجموعة التركيز

المجموعة المركزة هي أداة تسويقية تستخدمها الشركات لمعرفة كيف يتلقى أفراد الجمهور منتجًا وكيف يمكن تحسين المنتج. خلال المجموعة المركزة ، يسأل الميسر المشاركين أسئلة حول المشروع ، ويقدم المشاركون آرائهم وأفكارهم بأسلوب حر. إن إجراء أحد هذه الاجتماعات ليس بالأمر الصعب ، ولكن يجب على الميسرين التعامل مع الاجتماع بطريقة منظمة حتى تظل المجموعة المركزة على المسار الصحيح وتوفر المعلومات التي تحتاجها الشركة.

1

ضع قائمة بأهداف المجموعة المركزة. يجب أن توضح الأهداف نوع المعلومات التي تنوي جمعها في الاجتماع. لتنظيم الأهداف ، ابدأ بالمجالات الواسعة من المعلومات التي يمكن أن تغطيها الشركة - ضع هذه العناوين في قائمتك. حدد نقاطًا معينة داخل تلك المناطق لمعالجتها أو ترقيمها أو ترقيمها تحت العناوين. على سبيل المثال ، قد يكون الهدف العام هو اكتشاف رد الفعل تجاه لون المنتج. يمكن أن يكون الهدف المحدد ضمن هذا هو تحديد سبب إعجاب مجموعة التركيز أو عدم إعجابهم بلون المنتج أو اللون الذي يرغب أعضاء المجموعة في رؤية المنتج.

2

حدد أنواع الأشخاص الذين تريد حضورهم الاجتماع. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في الحصول على معلومات حول برنامج جديد ، فمن الأفضل أن يكون المدعوون المستهدفون هم الأشخاص ذوو التوجه التكنولوجي ، والراحة في التعامل مع أجهزة الكمبيوتر والذين لديهم فهم جيد إلى حد ما للغة المتعلقة بالتكنولوجيا. عادةً ما يكون المدعوون المستهدفون لمجموعة التركيز هم نفس نوع الأشخاص في السوق المستهدفة للمنتج.

3

حدد مكانًا وآمنه لعقد اجتماع المجموعة المركزة. من الناحية المثالية ، سيكون هذا في عملك أو بالقرب منه ، ولكن غالبًا ما تشمل الأماكن الملائمة الأخرى الفنادق ومراكز المؤتمرات. اعتمادًا على المنتج الذي تقوم بتقييمه ، من المقبول أيضًا العثور على موقع يتصل بموضوع المنتج مثل مطعم لأجهزة المطبخ الصغيرة.

4

حدد ما لا يقل عن عشرة أشخاص لدعوتهم إلى المجموعة المركزة وإرسال الدعوات. هذا الرقم مفيد لأن عدد المستجيبين مرتفع بما يكفي لإثارة مناقشة جيدة ولكنه منخفض بما يكفي لعدم إغراق الأفراد.

5

راجع قائمة الأهداف التي أنشأتها لاجتماع مجموعة التركيز وقم بعمل قائمة بالأسئلة المناسبة لتلك الأهداف. على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو تحديد الميزات التي يفضلها الأشخاص في المنتج ، فقد يكون سؤالك هو "ما الميزة الوحيدة في المنتج التي تعتقد أنك ستستخدمها أكثر من غيرها؟" أو "ما الميزة الفردية التي تضيفها إلى المنتج غير المضمن حاليًا؟" يعد تكوين هذه الأسئلة مهمًا جدًا لأن الأسئلة التي تقوم بتكوينها واستخدامها تؤثر بشكل مباشر على الإجابات المقدمة خلال مجموعة التركيز. إذا لم تكتب أسئلة بناءً على أهدافك ، فقد لا تكون البيانات التي تجمعها ، على الرغم من أنها قد تكون مفيدة ، هي المعلومات التي تحتاجها الشركة. يجب أن يجعل السؤال المصاغ بشكل صحيح أهدافك شفافة.

6

اجمع المواد التي ستحتاجها لإجراء اجتماع المجموعة المركزة. على الأقل ، بعض أقلام الرصاص والورق وعلامات الأسماء مفيدة. ضع في اعتبارك بعض الوجبات الخفيفة المجانية مثل الفاكهة وملفات تعريف الارتباط وكتالوجات الشركة ومعلومات التسويق وعينات مجانية من المنتجات الأخرى. يعتبر الاستبيان الرسمي مفيدًا لأنه يوفر طريقة موحدة للأشخاص لتقديم المعلومات ، ولكنه ليس شرطًا. يساعد جهاز التسجيل الصوتي أيضًا ، حيث يمكنك التحقق مما قيل لاحقًا ، وإذا لزم الأمر ، قم بعمل نسخ. يمكن أن يساعدك عرض PowerPoint أو عرض تقديمي مشابه في البقاء على المسار الصحيح.

7

قم بإعداد المواد الخاصة بك في موقع الموقع في يوم الاجتماع ، واختبر أي أدوات متعلقة بالتكنولوجيا تستخدمها. رتب جلوسك في دائرة إن أمكن لتعزيز المناقشة المفتوحة بين جميع المشاركين.

8

رحب بالمشاركين بحرارة عند وصولهم. امنحهم بطاقة اسم وساعدهم في العثور على مقعد.

9

عرّف عن نفسك ووضح الغرض من المجموعة المركزة. لخص جدول أعمال الاجتماع والمدة التي تتوقع أن يستمر الاجتماع فيها. تستمر مجموعات التركيز بشكل عام لمدة ساعتين أو أقل.

10

اطرح أسئلة من قائمتك المحددة. قم بتيسير استجابات المشاركين من خلال تحديد المشارك الذي يحمل الكلمة وتحديد وقت الانتقال إلى المشارك أو السؤال التالي. حافظ على تركيز انتباه المشاركين على أسئلتك المحددة - إذا بدأ المشاركون في الانحراف عن الموضوع ، أشر إلى ذلك واذكر أنه على الرغم من أن النقاط ملحوظة جيدًا ومثيرة للاهتمام ، يجب عليك التركيز على بعض الأسئلة فقط من أجل الحفاظ على الاجتماع موجز وتحقيق الغرض من الاجتماع. نظرًا لأن لديك ساعتان فقط كحد أقصى ، فمن المحتمل أن تكون أربعة إلى ستة أسئلة هي الحد الأقصى ، بافتراض من 15 إلى 20 دقيقة من المناقشة الجيدة لكل سؤال.

11

استمر في قائمة الأسئلة الرئيسية حتى تنتهي من معالجة جميع الأسئلة التي أنشأتها ، مع تدوين الملاحظات للنقاط الرئيسية التي طرحتها.

12

اجمع الاستبيانات أو المواد الأخرى التي قدمتها لأغراض جمع البيانات ، إذا اخترت استخدامها.

13

أشكر الجميع على المشاركة وأخذ الوقت الكافي للحضور إلى الاجتماع. أخبر المشاركين كيف يمكنهم الحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية استخدام البيانات التي جمعتها ومتى سيتم الانتهاء من المشروع.

14

نظف منطقة الاجتماع الخاصة بك ، واتركها كما هي عند وصولك.

15

راجع ملاحظاتك واستبياناتك وتسجيلاتك الصوتية. قم بإنشاء نسخة ، واكتب تقريرًا مكتوبًا يلخص النتائج التي توصلت إليها ، وأرسل كلاً من النص والتقرير إلى مشرفك.