إجراءات المحاسبة الأساسية

يتتبع نظام المحاسبة ويتحكم في إيرادات ومصروفات الأعمال. يمكن أن تكون أنظمة المحاسبة بسيطة مثل القلم والمفكرة ، ويمكن أن تكون معقدة مثل موظفي المحاسبة الدوليين من الآلاف الذين يستخدمون أحدث التطورات التكنولوجية. بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة ، يمكن أن يكون اتباع مجموعة من مبادئ المحاسبة الأساسية طريقة فعالة لاكتساب الخبرة في التعامل مع حسابات شركتك.

تحصيل المستندات المالية

السجلات المالية أمر حيوي في أي نظام محاسبة. يجب على الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء وضع أنظمة لضمان تسجيل جميع الإيرادات والمصروفات بطريقة ما ، ماديًا أو إلكترونيًا أو كليهما.

تشمل المستندات المالية المهمة أشرطة تسجيل النقدية والفواتير والفواتير الواردة وسجلات الرواتب والنماذج الضريبية وإيصالات السفر. يمكن أن تنشأ المستندات المالية من مجموعة متنوعة من المواقع والموظفين. ضع نظامًا لضمان أن هذه المستندات تشق طريقها إلى قسم محاسبة مركزي في الوقت المناسب.

ترحيل المعاملات

تقليديًا ، استخدم المحاسبون المستندات المالية لإدخال المعاملات يدويًا في الحسابات المختلفة في نظام محاسبة الشركة. في حين أن هذا لا يزال صحيحًا إلى حد ما ، فقد استفاد عدد كبير من الشركات من الحلول التكنولوجية لنشر المعاملات تلقائيًا.

على سبيل المثال ، يمكن إعداد برنامج طلب تلقائي مملوك لضبط الحسابات تلقائيًا في نظام المحاسبة عبر شبكة الشركة. في هذه الحالة ، يستخدم المحاسبون المستندات المالية للتحقق من السجلات المحاسبية والتحقيق في أي تناقضات.

تسوية الحساب

يجب أن يكون فحص حساباتك مقابل السجلات الخارجية نشاطًا منتظمًا في قسم المحاسبة. يمكن أن يؤدي فحص السجلات الداخلية لأصول الشركة مقابل بيانات الحساب المصرفي وبيانات المحفظة الاستثمارية إلى تنبيه فريق المحاسبة الخاص بك إلى أي اختلافات بين الاثنين ، كما يمكن التحقق من سجلات حسابات الدفع الخاصة بك مع سجلات الموردين لديك.

الذمم الدائنة والمدينة

تتكون الحسابات الدائنة من جميع الأموال المستحقة على شركتك لمورديها ومقرضيها. الذمم المدينة هي عكس ذلك تمامًا ، وتتكون من جميع الأموال المستحقة لك من العملاء والمدينين الآخرين. يشتمل نظام المحاسبة الشامل على أنظمة لتتبع تواريخ الاستحقاق وحالات الحسابات الدائنة والمدينين ، ويمكن حتى إعداده لدفع الفواتير تلقائيًا في الوقت المحدد أو إرسال إخطارات إلى أصحاب الحسابات المتأخرة.

التقارير الداخلية والخارجية

يعد إنشاء تقارير للإدارة والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين في الشركة وظيفة حيوية لنظام المحاسبة. تساعد التقارير الداخلية المديرين في اتخاذ القرار من خلال تقديم البيانات التشغيلية بطريقة مناسبة من الناحية الاستراتيجية ، مما يسمح لهم بتحديد الاتجاهات ومجالات التحسين المحتملة.

يتعين على الشركات المتداولة بشكل عام تقديم مجموعة من التقارير المالية إلى السلطات الفيدرالية على مدار العام ، بما في ذلك التقرير السنوي ، نموذج 10K. حتى الشركات المملوكة للقطاع الخاص قد تجد نفسها مطالبة بإعداد تقارير لأصحاب المصلحة الخارجيين ، مثل المقرضين والمستثمرين من القطاع الخاص.