ما هي واجبات الرئيس في منظمة تطوعية؟

يمكن أن يشير مصطلح "منظمة تطوعية" إلى مجموعة متنوعة من الهياكل التنظيمية الرسمية وغير الرسمية. بعضها هياكل غير ربحية ، في حين أن البعض الآخر عبارة عن جمعيات خيرية ذات مهمة تخدمها. هناك منظمات تطوعية غير رسمية أخرى مثل النوادي المحلية التي يشارك الناس فيها طواعية بسبب هدف أو سبب أو طريقة تفكير مشتركة. تمتلك معظم المنظمات ، حتى المنظمات غير الرسمية ، بعض الهياكل للحفاظ على عمل المنظمة نحو أهدافها ومنع الفوضى عندما يتعلق الأمر بتفويض المهام. تدور مهام رئيس مجلس الإدارة حول الأدوار القيادية الداخلية والخارجية. قد تحدد المنظمات واجبات الرئيس بناءً على الحجم والحاجة ومستوى الخبرة للمتطوعين في المنظمة.

الهيكل التنظيمي التطوعي

عادة ما تكون المنظمة التطوعية كيانًا اعتباريًا معترف به من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية للحصول على مستوى معين من الإعفاء الضريبي. يولد المصطلح أفكارًا عن كيانات غير ربحية مثل المؤسسات الخيرية ، ولكن ليس كل منظمة تطوعية هي مؤسسة خيرية. بالطبع ، الجمعيات الخيرية الشعبية مثل The March of Dimes أو مؤسسة Susan B Komen هي جمعيات خيرية تجمع الأموال للتوعية وتمويل الأبحاث. إنهم يتمتعون بوضع الإعفاء الضريبي الخاص بـ IRS 501 (c) (3). ومع ذلك ، فإن جمعية مالكي المنازل أو المجتمع الشقيق أو الاتحاد التجاري هي أيضًا منظمات معفاة ، بموجب رموز IRS 501 الأخرى التي لها مشاركة طوعية. هذه المنظمات الأخرى لا تفي بمهمة خيرية ولكنها بدلاً من ذلك تحقق غرضًا جماعيًا يظل غالبًا داخل المجموعة التطوعية.

لكي يتم الاعتراف بها كمنظمة معفاة من الضرائب ، يجب أن تكون المجموعة التطوعية قد شكلت كيانًا تجاريًا رسميًا ، وحصلت على رقم تعريف ضريبي وتقدمت بطلب للإعفاء. يتطلب الإعفاء من مصلحة الضرائب الأمريكية قائمة بأعضاء مجلس الإدارة والتاريخ المالي الحالي أو الميزانيات المالية المتوقعة واستخدام الأموال. يجب أن يكون لمجلس الإدارة رئيس أو رئيس بالإضافة إلى أمين صندوق وسكرتير ليكون متوافقًا. هناك أوقات في المنظمات الجديدة أو الصغيرة جدًا حيث يقوم شخص واحد بملء أكثر من دور. في المنظمات الأكبر ، يتم شغل هذه الأدوار وغيرها مثل نائب الرئيس ونائب الرئيس والبرلماني وما إلى ذلك من قبل المتطوعين الذين صوتوا من قبل العضوية الجماعية للمنظمة.

واجبات رئيس ملخص

رئيس مجلس الإدارة هو شخصية السلطة الرئيسية في المنظمة. على عكس المدير الذي يعمل للوفاء بأصوات واتفاقيات مجلس الإدارة ، يعمل رئيس مجلس الإدارة مثل الرئيس التنفيذي لشركة. قد تكون واجبات هذا القائد محددة بشكل عام أو محدد في لوائح المنظمة أو مواد التأسيس. يجلس الرئيس على رأس اجتماعات مجلس الإدارة ، ويضع ويدير جدول أعمال الاجتماع لمراجعة واعتماد نفقات الميزانية وموارد الإيرادات والاحتياجات والمخاوف التنظيمية. على سبيل المثال ، قد يقوم جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة بمراجعة الميزانية للسنة المالية التالية للموافقة عليها ، وتحديد ما إذا كانت مستحقات العضوية الحالية أو جهود جمع التبرعات تلبي احتياجات الميزانية وتعيين تقويم النشاط للأحداث وجمع التبرعات التي تخطط المنظمة للقيام بها في العام التالي فترة من الزمن.

خارج اجتماعات مجلس الإدارة ، يكون الرئيس مسؤولاً عن معالجة العمليات اليومية. سوف يفوض مهام مثل قيادة حدث أو تنظيم حملة صحفية أو مسح العضوية. كما أنه مسؤول عن الصحة المالية للمنظمة ، بمساعدة أمين صندوق المنظمة. يميل رئيس المنظمات الأصغر إلى أن يكون نقطة تجميع المشاكل أو العصف الذهني أو القضايا الأخرى التي يعاني منها الأعضاء ويعمل نحو الحلول والتسويات والابتكار.

اللوائح والواجبات التنظيمية

عادة ، يتم إنشاء اللوائح الداخلية للمنظمة في بداية المنظمة. اعتمادًا على حجم وخبرة أولئك الذين وضعوا اللوائح ، قد لا تكون كاملة أو نسخة معاصرة لما تحتاجه المنظمة للعمل. في المنظمات التطوعية ، عادةً ما يكون الأمر متروكًا لمؤسس المنظمة لإنشاء واجبات أعضاء مجلس الإدارة بما في ذلك واجبات الرئيس ، أو يترك الأمر للأعضاء. إذا كانت اللوائح لا تتطلب موافقة العضوية على التغييرات ، فإن هذا يترك الكثير من الأمور لتقدير رئيس مجلس الإدارة ومجلس إدارته.

يمكن أن تتضمن عينة من الأوصاف النظامية المشتركة لمهام الرئيس ما يلي:

  1. لا يزال عضوًا نشطًا في مجلس الإدارة

  2. يعمل مع مجلس الإدارة لتحقيق مهمة المنظمة

  3. يحكمها مجلس الإدارة ولكنه يعمل كقائد له لوضع السياسة بشكل جماعي
  4. يضع جداول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة ويرأس الاجتماعات
  5. تعيين مديري اللجان
  6. يتوسط في القضايا بين أعضاء مجلس الإدارة وعضو المنظمة
  7. يمثل المنظمة لأطراف خارجية بطريقة مهنية
  8. يساعد المجلس في تحديد الأولويات وخطط العمل
  9. يسهل التخطيط الاستراتيجي مع مجلس الإدارة
  10. يخاطب ويناقش قضايا المواجهة مع أعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة المعنيين
  11. يقيم نتائج المنظمة في تحقيق أهدافها ورسالتها
  12. يراقب التقارير المالية ويعمل مع أعضاء مجلس الإدارة للبقاء ملتزمًا بها
  13. يؤدي جميع المسؤوليات المعينة الأخرى كما تم تعيينها واعتمادها من قبل المجلس

قد تكون هذه القائمة أطول أو أقصر ، اعتمادًا على مجلس الإدارة واللوائح. من الممكن أيضًا تحديث اللوائح لتغيير الممارسات أو العمليات القديمة. على سبيل المثال ، قد تتطلب العملية القديمة توقيعًا واحدًا فقط على الشيكات الصادرة عندما كانت المنظمة صغيرة وغير ممولة جيدًا. إذا نمت المنظمة ، يمكن تعديل اللوائح لتتطلب توقيع كل من رئيس مجلس الإدارة وأمين الخزانة.

الحفاظ على الامتثال الضريبي

لمجرد أن المنظمة تطوعية وتتمتع بميزة الإعفاء الضريبي ، فهذا لا يعني أنه يمكنها تجاهل تقديم الإقرارات الضريبية. تُظهر الإقرارات الضريبية لمصلحة الضرائب كيف تدخل الأموال إلى المنظمة وكيف تنفق المنظمة أموالها. بالطبع ، إذا كانت المنظمة تجمع الكثير من الأموال ولا تنفقها على مهمتها ، فقد تقوم مصلحة الضرائب بمراجعة أو إلغاء حالة المنظمة غير الربحية. تخضع كل مؤسسة غير ربحية للإفصاح العام بمعنى إذا طلب أي شخص في العضوية أو حتى الجمهور الواسع الاطلاع على السجلات المالية للمنظمة ، فيجب أن يحدث الامتثال في غضون 30 يومًا.

يجب على المنظمة تقديم جميع الإقرارات الضريبية الفيدرالية والولاية المناسبة. طالما أنها تفي بمهمة اللائحة الداخلية الخاصة بها ، فلا داعي للقلق بشأن انتهاك قواعد الإعفاء غير الربحي. في حين أن المنظمة التطوعية عمومًا لا تدفع لموظفيها ، إذا كان لديها موظفين ، فيجب احتساب ذلك في الضرائب. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المنظمة الاحتفاظ بحسابات ضريبة البطالة وتأمين تعويض العمال لأي شخص يعتبر موظفًا.

تحتفظ مصلحة الضرائب الأمريكية بقاعدة بيانات لجميع المنظمات والمؤسسات المعفاة الحالية التي فقدت حالة الإعفاء الضريبي أو تخضع للمراقبة. كان يُطلق على هذا اسم Select Check ، ولكن يُشار إليه الآن ببساطة باسم البحث عن مؤسسة معفاة من الضرائب. باستخدام اسم المنظمة أو رقم التعريف الضريبي ، يمكن لأي شخص معرفة ما إذا كانت المؤسسة حاليًا في حالتها. هذا مهم للأعضاء أو الأطراف الثالثة التي تتطلع إلى الشراكة مع المنظمة والذين يريدون التأكد من الحفاظ على كل شيء وشرعيته.

صفات القيادة: الرؤية ، الدافع ، الإلهام

في حين أن كونك قائدًا هو واجب الرئيس ، إلا أنه أيضًا بطبيعته مقصور على فئة معينة. ما الذي يجعل القائد العظيم لمنظمة تطوعية. توجد أساليب قيادة مختلفة وأنواع مختلفة من المنظمات تديرها أنواع مختلفة من القادة. ربما لن تحصل منظمة تطوعية على رغبة العديد من الأشخاص في المساعدة إذا كان رئيس مجلس الإدارة مستبداً ويديرها مثل الجيش دون الاستماع أو تقديم استثناءات لأي طرق للقيام بالأشياء. بدلاً من ذلك ، تميل المنظمة التطوعية إلى الازدهار مع القادة أصحاب البصيرة الذين يلهمون أعضاء مجلس الإدارة والعضوية وفي جميع أنحاء المجتمع للانضمام إلى المهمة والعمل معًا.

يتمتع الرئيس الطوعي العظيم بالقدرة على التعبير بوضوح عن اتجاه المنظمة ولماذا هو مهم لنجاح أعضائها. يتم تحفيز الناس للمشاركة ، والحصول على وظيفة رائعة وقضاء ساعات لا حصر لها في المهام التي لن يكون فيها مكسب شخصي ، بل مكسب جماعي فقط. إنه مصدر إلهام ويقود بالقدوة من خلال بذل الجهد لإكمال مهامه التطوعية بجد.

بالإضافة إلى ذلك ، يتمتع القائد التنظيمي التطوعي العظيم بقدرة خارقة على التعرف على المواهب وتسخيرها. يمكنه أن يرى ما يفعله الأشخاص في المنظمة ويساعدهم على استخدام مهاراتهم لصالح المجموعة. يمكنه أيضًا تجنيد الآخرين من خلال شغفه بالرؤية ، وإحضار متطوعين موهوبين لديهم خبرة هائلة لاستخدامهم في المجموعة أو بناء شخص موهوب أصغر سنا للارتقاء إلى مستويات جديدة من العظمة.

عندما يتم تشغيل منظمة تطوعية من قبل رئيس يرى واجباته كمسؤوليات لنجاح شيء أكبر منه ، فإن المنظمة تعمل مثل الفريق. يتطوع الأشخاص في حالة معنوية عالية ويقدمون التزاماتهم بالوقت لأنهم يعرفون أنهم ليسوا وحدهم في الصورة الأكبر لمهمة المجموعة ورؤيتها.

مسؤول مجلس الإدارة المنتخب

رئيس مجلس الإدارة ليس هو المالك للمنظمات ، ولا هو الحل النهائي لجميع القضايا. في الواقع ، قد يخضع الرئيس الذي يسيء استخدام واجباته أو يفشل في دفع المنظمة إلى الأمام للإفراج عن مجلس الإدارة. في نهاية اليوم ، يعمل الرئيس لأعضاء المجموعة ويخضع لموافقتها. إذا صوت أعضاء مجلس الإدارة على إقالة رئيس مجلس الإدارة ، يفرج مجلس الإدارة عن الرئيس ويعمل على استبداله.

قد يكون لرئيس مجلس الإدارة فترة محدودة ، مما يعني أن اللوائح قد تسمح فقط للرئيس بالعمل لمدة عامين متتاليين. قد يؤدي التصويت إلى دوران رئيس مجلس الإدارة بعد عام ، أو بعد فترة عامين أو في منتصف المدة بسبب فضيحة أو مشكلة كبيرة ، على سبيل المثال ، يمكن إطلاق سراح رئيس مجلس الإدارة بسبب أفعال غير قانونية ، مثل اختلاس أموال من المجموعة ، والتحرش الجنسي بشخص داخل أو خارج المجموعة وخلق أي إجراء آخر من شأنه أن يؤثر سلبًا على المنظمة.

في حين أن كونك رئيسًا لمنظمة تطوعية يمكن أن يكون موقعًا قويًا لشغله بل يصبح عنصرًا رئيسيًا في السيرة الذاتية للكثيرين ، إلا أنه في النهاية امتياز. الخدمة هي الهدف الأساسي مع الشغف بالقضية وإحداث الفرق. حتى رئيس جمعية محلية يدفع إلى التأكد من حصول الأعضاء على الموارد والمعلومات الصحيحة لمنع الالتباس.

تعيين رئيس

قد يكون لمجموعة صغيرة ومتطوعة مثل كنيسة مجتمع صغيرة مجموعة صغيرة من الأشخاص الذين لديهم الوقت والقدرة على العمل كرئيس. إنه التزام زمني ، ويتطلب من الرئيس أداء العديد من العناصر الناقدة للجميل لإدارة منظمة تطوعية. قد تنظر المنظمات الأكبر حجمًا إلى أعضائها أو خارج المنظمة بحثًا عن مرشح يمكنه قيادة المنظمة في الاتجاه الذي تتطلبه العضوية.

تحدث إلى المرشحين وتعرف على شغفهم بالمنظمة ، بالإضافة إلى أفكارهم حول كيفية رؤيتهم لعمل المنظمة حاليًا. بينما قد يقوم أعضاء مجلس الإدارة بإجراء فحص أولي ، فإن معظم المنظمات التطوعية تجري انتخابات رسمية. يتحدث الرئيس والمرشحون الآخرون لمجلس الإدارة إلى الأعضاء حول أهدافهم للمجموعة وكيف يشعرون أنهم يستطيعون إحداث فرق. ثم يصوت الأعضاء ، ويصدق مجلس الإدارة على التصويت في اجتماع مجلس الإدارة.