ما هي فوائد أتمتة نظام الرواتب؟

يتيح نظام الرواتب الآلي لصاحب العمل معالجة كشوف المرتبات من خلال نظام محوسب. يتطلب نظام كشوف المرتبات اليدوي أن تتم معالجة كشوف المرتبات يدويًا ، وبالتالي يعد إجراءً أبطأ بكثير من النظام الآلي. الأول يجعل معالجة كشوف المرتبات أبسط ، ويقلل من الأخطاء ، والتي من المرجح أن تكون مع النظام اليدوي.

مواصلات حفظ الوقت

يتم دفع أجور العمال بالساعة حسب ساعات العمل خلال فترة الدفع. يستخدم صاحب العمل نظامًا لحفظ الوقت لتتبع الساعات ودفع أجور الموظفين بالساعة وفقًا لذلك. لذلك ، من الأهمية بمكان أن يتم حساب وقت كل موظف بدقة. يستخدم العديد من أصحاب العمل ساعة زمنية لتتبع ساعات العمل. يتطلب نظام كشوف المرتبات اليدوي حساب بيانات ساعة الوقت يدويًا ؛ هذا يزيد من احتمالية الأخطاء.

يسمح نظام حفظ الوقت الآلي لصاحب العمل باستيراد بيانات ساعة الوقت إلى برنامج كشوف المرتبات. على وجه التحديد ، يستخدم الموظف بطاقة أو شارة ، أو بصمة اليد أو طريقة بصمة الإصبع لتسجيل الدخول والخروج. بمجرد نقل الإدخالات إلى برنامج كشوف المرتبات ، يحسب البرنامج وقت العمل. كل ما يتعين على موظف كشوف المرتبات القيام به هو التأكد من نقل الوقت بشكل مناسب وإجراء التعديلات اللازمة.

حساب الدفع

يستخدم نظام كشوف المرتبات الآلي برنامج كشوف المرتبات لحساب جميع الأجور. برنامج كشوف المرتبات ، مثل QuickBooks و PenSoft و Z-Pay و Ultipro و Sage Peachtree يحسب الأرباح الإجمالية إلى الصافية بناءً على البيانات التي يدخلها ممثل الرواتب. لذلك ، تعتمد النتيجة على دقة الإدخال. وبالتالي ، إذا كان الموظف الذي تم إنهاء خدمته هو مكافأة نهاية الخدمة المستحقة ولكن ممثل كشوف المرتبات أهمل إجراء الإدخال ، فلن يدفعه النظام. عادةً ما يكون النظام موثوقًا طالما أن الإدخالات صحيحة.

يقوم النظام الآلي بجميع أنواع المدفوعات: بالساعة ، والعمل الإضافي ، والوقت المضاعف ، والرواتب ، والعمولات ، والمكافآت ، وزيادة الرواتب ، والأجر بأثر رجعي ، والخصومات من الأجور ، والمدفوعات التلقائية ، وتسديد الرسوم الدراسية. والجدير بالذكر أن النظام الآلي يلغي الكتابة اليدوية لشيكات الراتب. يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء شيكات رواتب وقسائم دفع وتمكين الإيداع المباشر.

حساب الاستقطاع

الراتب والخصومات هي جزء ضروري من معالجة كشوف المرتبات يجب أن يأخذ صاحب العمل اقتطاعًا إلزاميًا من رواتب الموظفين ، بما في ذلك ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة الضمان الاجتماعي وضريبة الرعاية الطبية وضريبة الدخل عادة. يمكن أن تكون هذه الضرائب مستهلكة للوقت ومربكة للحساب يدويًا. يتم إرفاق عدد من القواعد لحسابات الضرائب المقتطعة. مع نظام الرواتب الآلي ، يحتوي البرنامج على معدلات الضرائب مشفرة في النظام. تحسب ضريبة الاستقطاع لكل موظف بناءً على إدخال بيانات شروط الاستقطاع. هذا يقلل من احتمالية الأخطاء الضريبية على الرواتب ، والتي يمكن أن تؤدي إلى رسوم من مصلحة الضرائب ووكالة الضرائب الحكومية.

حفظ السجلات

تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات ضرائب العمل لمدة لا تقل عن أربع سنوات. علاوة على ذلك ، تتطلب وزارة العمل الأمريكية الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل. يتطلب النظام اليدوي حفظ بيانات كشوف المرتبات اللازمة يدويًا ، مما يستهلك الوقت ويزيد من الفوضى. يقوم برنامج كشوف المرتبات بإنشاء وتخزين بيانات كشوف المرتبات وضرائب التوظيف.