مثال على خطة طوارئ الأعمال

يعتمد كل عمل على "معطيات" معينة ، والتي تتراوح من الاحتفاظ بالموظفين الرئيسيين ، إلى التخطيط للطوارئ ، إلى ترتيبات الائتمان. ولكن ماذا يحدث عندما يُقتل رئيس تنفيذي شاب نسبيًا في حادث أو عندما يدمر زلزال مقر الشركة؟ أو عندما يتم إلغاء أحد خطوط الائتمان بشكل غير متوقع؟ هناك عمليا عدد لا حصر له من الأشياء التي يمكن أن تسوء وتؤثر سلبًا على الأعمال التجارية.

حتى أن هناك أشياء جيدة بشكل غير متوقع يمكن أن تكون مدمرة - المثال الكلاسيكي هو الأعمال الصغيرة التي تحصل على عقد ضخم يتجاوز بكثير قدرة الشركة الحالية على الوفاء به. تحدد خطط الطوارئ ما يجب أن يحدث عند حدوث واحد أو أكثر من هذه الأحداث غير المتوقعة. كل شركة - كبيرة كانت أم صغيرة - تحتاج إلى خطة طوارئ فريدة خاصة بها.

تتعامل الأمثلة التالية مع كيفية تأثير متطلبات SEC لخطط الطوارئ على الأعمال التجارية.

ما هي المشكلة؟

كل خطة طوارئ تجيب على سؤال حول مشكلة. في هذه الحالة ، تطلب لجنة الأوراق المالية والبورصات من كل شركة استشارية استثمار مسجلة أن يكون لديها خطط ملف تضمن أن الأعمال يمكن أن تمضي قدمًا والتعامل بشكل عادل مع مستثمريها من العملاء في حالة عدم توفر رئيس الشركة بسبب الوفاة أو المرض الخطير أو الحادث. . السؤال هو ببساطة: كيف ستتعامل الشركة مع احتياجات العميل عندما يصبح رئيس الشركة غير متاح؟

توافر المعلومات والبيانات

أول شيء تطلبه هيئة الأوراق المالية والبورصات هو أنه ستكون هناك دائمًا بعض الوسائل التي تمكن العملاء من الوصول إلى معلوماتهم في حسابات الشركة ، والأهم من ذلك سجل حيازات الأسهم الحالية لكل عميل ، ولكن أيضًا الوثائق الأساسية المتعلقة بالمشورة الضريبية وتخطيط التقاعد. تتعامل خطة الطوارئ مع هذه الحاجة بطريقتين:

  • تنص على أنه يتم تخزين جميع معلومات العميل على الكمبيوتر الأساسي للشركة وأن الكمبيوتر يتم نسخه احتياطيًا بشكل مستمر على محرك أقراص محلي منفصل وعلى السحابة. يتم توفير معلومات استرجاع محددة.

  • وتنص على أنه يتم الاحتفاظ أيضًا بسجلات لجميع ممتلكات العميل في الوساطة حيث تنفذ الشركة جميع الصفقات ، وأن لكل عميل وصول غير مقيد إلى سجلات الوساطة.

تضمن خطة توفر البيانات المكونة من خطوتين أنه في حالة تدمير مبنى الشركة ، تظل المعلومات متاحة بالكامل خارج الموقع ، سواء للشركة أو لعملائها بشكل مستقل. نظرًا لأن الوساطة المراسلة للشركة لديها نفس الالتزام بتوافر المعلومات الذي تفرضه هيئة الأوراق المالية والبورصات مثل الشركة الاستشارية ، فإن سجلات العميل المحفوظة في الوساطة متاحة أيضًا في موقع خارج الموقع تحتفظ به الشركة. وبالتالي ، يتم تخزين سجلات العميل والاحتفاظ بها بشكل مستمر على الأقل أربعة مواقع فعلية منفصلة وعلى السحابة.

وسائل الاتصال البديلة بين المستشارين والعملاء

تطلب لجنة الأوراق المالية والبورصات أيضًا أن يكون لدى كل شركة وسيلة بديلة للتواصل مع العملاء. إن وجود وسائل بديلة متاحة يتيح للشركة الاستمرار في التعامل مع حسابات العملاء في الوقت المناسب في حالة وقوع كارثة. بالإضافة إلى عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف للشركة ، تحتفظ الشركة بصندوق بريد في مدينة أخرى وتذكر كل عميل من عملائها بشكل دوري بهذا العنوان البديل. يمتلك رئيس الشركة أيضًا حسابًا مخصصًا للهاتف الخلوي منفصلًا عن حساب الهاتف التجاري للشركة أو رقم هاتفه الخلوي الشخصي ويتأكد من أن كل عميل يعرف هذا الرقم المستقل.

اتصالات بديلة بين المستشار والموظفين

في هذه الشركة الصغيرة ، يكون للموكل فقط سلطة التداول نيابة عن عملائه ؛ لذلك لا يلزم وجود وسيلة اتصال بديلة بين المستشار الرئيسي وموظف كتابي واحد لضمان استمرار العمل دون انقطاع. إذا كان لدى الشركة العديد من المستشارين المسجلين الذين يتعاملون مع حسابات العملاء ، فستكون هناك حاجة إلى وسائل اتصال بديلة مماثلة لتلك المطلوبة للمستشار الرئيسي.

متطلبات إعداد التقارير التنظيمية

لأن سجلات العمل مخزنة في أكثر من موقع مادي واحد ويتم تخزينها أيضًا على السحابة ، حيث تكون متاحة بغض النظر عن موقع المستشار. طالما أن المستشار يتمتع بصحة جيدة إلى حد معقول وعقل سليم ، فمن غير المحتمل أن تعيق أي كارثة جسدية أو طوارئ التزامات الإبلاغ التنظيمية القليلة والعرضية للشركة.

إذا كان المستشار مريضًا بشكل خطير أو ميتًا أو غير سليم ، فإن زوجة المستشار - وهي متخصص تسويق راسخ - لديها تعليمات لإخطار العملاء ، وجميعهم معروفون لها شخصيًا. كما تم إرشادها حول كيفية إنهاء العمل كمؤسسة مسجلة ، مع إخطار لجنة الأوراق المالية والبورصات. في هذه المرحلة ، سيتوقف العمل ويتحمل العملاء المسؤولية عن حساباتهم الخاصة بأقل قدر من التعطيل.

الوصول إلى الأموال في حالة إنهاء الشركة

يتمتع العملاء بوصول مستمر ودون عوائق إلى الأموال والسجلات في جميع الأوقات من خلال الوسيط المراسل للشركة.

الوجبات الجاهزة لجميع أنواع خطط الطوارئ

توفر خطة الطوارئ الخاصة هذه لخدمة استشارية استثمار صغيرة مسجلة معلومات جيدة حول خطط الطوارئ بشكل عام:

  • تنشأ كل خطة طوارئ كإجابة على سؤال محدد ، هنا: "ما هي الضمانات الموجودة للاستمرار المنظم أو إنهاء هذه الخدمة في حالة عدم قدرة المستشار الرئيسي على المضي قدمًا في العمل؟"

  • توفر كل خطة طوارئ محددة حلول لواحد أو أكثر معينة القضايا.
  • تتناول الخطة كيفية استجابة الشركة داخليًا للحدث وأيضًا كيفية استجابتها للحدث خارجيًا.
  • من المحتمل أن تتكون خطط الطوارئ الأكثر شمولاً من عدة خطط محددة مختلفة مثل تلك الموجودة في المثال ، كل منها يعالج أزمة معينة أو حدثًا غير متوقع.

تتناول هذه الخطة بالذات مسألتين مشتركتين في العديد من خطط الطوارئ: فقدان البيانات وعجز القيادة. غالبًا ما تتناول خطط الطوارئ القضايا الأخرى:

  • الكوارث الطبيعية (ضمنيًا أيضًا في المثال)
  • تهديدات السلامة العامة وإصابات الموظفين والعملاء وحوادث العمل بشكل عام
  • سوء الإدارة ، متعمد أو غير مقصود
  • التخطيط المستجيب لقضايا مسؤولية منتج محددة.