القوة والضعف في الاتصال في مكان العمل

ضعف الاتصال في مكان العمل يضر بالعلاقات والإنتاجية الإجمالية. يوفر الاتصال القوي معلومات دقيقة بطريقة يمكن للمتلقي فهمها والاستفادة منها. في كثير من الأحيان ، يكون الاتصال الضعيف نتيجة عدم مراعاة الرسالة ووسيطها.

اختر الجمهور المناسب

قد يكون اختيار جمهور لرسالتك أمرًا صعبًا. إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى كل شخص في الشركة عندما تتعلق معلوماتك بستة أشخاص فقط ، يساهم في زيادة تحميل صناديق البريد. في الواقع ، قد ينتهي بك الأمر بقضاء بقية يوم عملك في الانتظار من خلال آراء غير مرغوب فيها وغير مفيدة في كثير من الأحيان من كل شخص وصل رسالتك.

في الوقت نفسه ، لا تريد ترك شخص ما دون قصد خارج المحادثة ، إذا كان يجب أن يكون جزءًا منها. خذ وقتك في التفكير في من يجب أن يكون جزءًا من اجتماع أو مكالمة جماعية أو قائمة بريد إلكتروني. إذا لم تكن متأكدًا ، فاطلب من مشرفك الحصول على تعليقات ، أو اسأل الشخص المعني إذا كان يريد أن يكون جزءًا من المناقشة.

حدد الوسيط الصحيح

يقدم المكتب الحديث وسائل اتصال متعددة ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والرسائل النصية والمناقشات وجهًا لوجه والمكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو. لسوء الحظ ، كل هذه الخيارات يمكن أن تعرقل التواصل بدلاً من تسهيله. نتيجة لذلك ، قد يختار الأفراد في مكتبك الوسيلة التي يشعرون براحة أكبر تجاهها شخصيًا ، وليس الوسيلة الأنسب للرسالة.

مثال على ذلك هو توصيل الأخبار السيئة للموظف. إذا اضطررت أنت أو أحد مديرك إلى فصل عامل أو إبلاغه بفشل مشروع ما أو توضيح أنه لم يحصل على الترقية التي يريدها ، فتحدث معه وجهًا لوجه. إن لقاء الموظف شخصيًا يدل على التعاطف والاحترام ، ويعزز جدية التواصل ويسمح له بطرح الأسئلة.

من المهم أيضًا التحلي بالمرونة والتبديل بين الوسائط عندما يتضح أن الوسيلة التي تستخدمها لم تعد تعمل. إذا بدأت في التواصل عبر البريد الإلكتروني ، ولكن وجدت أنه قد تم إساءة فهمك أو أنك تواجه الكثير من التبادلات ذهابًا وإيابًا ، في محاولة لتوضيح التفاصيل والإجابة على الأسئلة ، قم بإيقاف رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، اتصل بالشخص الذي تتواصل معه أو توقف عند مكتبها لمواصلة المحادثة.

توفير تفاصيل كافية في رسائل البريد الإلكتروني

إن الرغبة في تجنب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمعقدة أمر نبيل. في الوقت نفسه ، يميل بعض الأشخاص إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني مختصرة جدًا وفشلت في توصيل معلومات مهمة. على الأقل ، يجب أن يبرز البريد الإلكتروني المعلومات المهمة وأن يزود المستلمين بالوثائق أو الروابط التي يمكنهم استخدامها لإجراء المزيد من البحث:

أمثلة:

بريد إلكتروني موجز للغاية:

"تم تغيير اللوائح التي تحكم رسوم الترخيص لأخصائيي التجميل. تحقق من هذا الرابط: //www.statecosmotologyboard.org للحصول على النص الكامل للائحة الجديدة."

بريد إلكتروني مفيد:

"لقد علمنا أن هناك تغييرًا في رسوم ترخيص مستحضرات التجميل في جورجيا. وستدخل الرسوم الجديدة حيز التنفيذ في الأول من تشرين الأول (أكتوبر) 2018:

تبلغ رسوم المرخص لهم الجدد الآن 25 دولارًا سنويًا.

رسوم تجديد الترخيص 20 دولارًا ، تستحق كل ثلاث سنوات.

تبلغ رسوم الترخيص المتبادلة (لأولئك الذين يرغبون في نقل ترخيصهم من دولة أخرى) 25 دولارًا.

يمكنك قراءة النص الكامل على الموقع الإلكتروني للقسم: //www.statecosmotologyboard.org. اسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة."

استخدم التدقيق الإملائي وعلامات الترقيم والقواعد الصحيحة

لا يؤدي ضعف التهجئة وعلامات الترقيم والقواعد اللغوية إلى صعوبة فهم التواصل فحسب ، بل يقوض أيضًا مصداقية المتصل. يجب تشجيع الجميع في مؤسستك على استخدام المدققات الإملائية والنحوية المضمنة في معظم برامج معالجة الكلمات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يمنح العمال أنفسهم متسعًا من الوقت لإنتاج اتصالات مكتوبة حتى يتمكنوا من تصحيح عملهم وتحريره.

تحقق من الحقائق والمعلومات

يمكن أن تضر المعلومات الخاطئة بالروح المعنوية في مكان العمل ويمكن أن تؤدي إلى أخطاء مكلفة. يجب تشجيع جميع العمال على أخذ الوقت الكافي للتحقق من المعلومات قبل توصيلها شفهيًا أو كتابيًا. إذا لم يكن التحقق ممكنًا ، فمن الضروري تدوين عدم الدقة المحتمل.

أمثلة:

عندما يكون الكاتب غير متأكد من حقيقة:

" أعتقد أن السيد جونز خدم في الجيش في التسعينيات ، لكنني غير قادر على التحقق من ذلك من سيرته الذاتية على الإنترنت. لقد اتصلت به لأطلب توضيحًا وسأطلع الجميع عندما أتلقى ردًا."

عندما تتضمن المعلومات وعدًا قد لا يتم الوفاء به:

"لقد أخبرنا موردنا أنه يمكننا توقع تحول لمدة خمسة أيام بناءً على طلبنا ، على الرغم من حقيقة أن المنطقة قد تتعرض لعواصف شديدة في منتصف الأسبوع. أكد لنا المورد أن لديهم أنظمة احتياطية تتيح لهم إنتاج القمصان. ومع ذلك ، يمكن أن تكون الطاقة بعد الإعصار غير مستقرة ، لذلك أشعر أنه من الأفضل أن أنصح فريقنا بالاستعداد لتأخير تسليم المنتج ".

ابحث عن مراجعة الطرف الثالث

أحد عيوب التواصل الكتابي هو أنه يمكن أن يكون أكثر عرضة لسوء التفسير. قم بدورك لمنع سوء الفهم من خلال مطالبة الآخرين بقراءة المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والخطابات المهمة قبل إرسالها. اطلب من المراجعين تقديم ملخص لاتصالك: إذا حددت المجالات التي أسيء فهمك فيها ، فقم بإجراء التغييرات المناسبة قبل التوزيع.