5 تنسيقات مختلفة لاتصالات الأعمال

عادةً ما تستخدم الشركات تنسيقات اتصال متعددة للوصول إلى أوسع جمهور ممكن عند نقل الرسائل. يقدم كل تنسيق اتصال مزايا أو عيوبًا اعتمادًا على الرسالة التي يتم تسليمها والأفراد الذين يتلقون الرسالة. أيضًا ، قد تكلف تنسيقات الاتصال المختلفة أكثر من غيرها. تهتم العديد من الشركات الصغيرة بتكلفة الاتصالات التجارية لأنها قد لا تمتلك مبالغ كبيرة من رأس المال للخدمات الإدارية. يجب أن تصمم الشركات رسالتها بعناية بحيث يحدث أقل قدر من الالتباس عندما يتلقى الأفراد الرسالة ويفسرون معناها.

رسائل ومذكرات

تعتبر الرسائل والمذكرات من أكثر وسائل التواصل التجاري المكتوبة تقليدية. تستخدم الرسائل بشكل شائع لتقديم معلومات العمل الرسمية إلى الشركات الأخرى أو للأفراد أو لأصحاب المصلحة التجاريين الخارجيين. يمكن للمؤسسات أيضًا استخدام الخطابات لتوصيل عقود العمل أو بناء علاقات مهنية مع الشركات الأخرى في بيئة الأعمال.

المذكرات هي عادةً تنسيق اتصال داخلي مكتوب يُستخدم لنقل المعلومات إلى المديرين والموظفين. قد تستخدم الشركات عددًا أقل من المذكرات في بيئة الأعمال اليوم ، لا سيما بالنظر إلى زيادة استخدام البريد الإلكتروني للأعمال.

الاجتماعات

توفر الاجتماعات للمنظمات طريقة لنقل المعلومات باستخدام تنسيق شخصي. قد تشمل الاجتماعات المديرين أو الموظفين أو العملاء. تستخدم الشركات الاجتماعات لضمان عدم وجود ارتباك ضئيل أو معدوم في الرسالة المنقولة ؛ أنها تسمح للأفراد الذين يستمعون إلى المتحدث بإتاحة الفرصة لطرح الأسئلة أو تقديم الملاحظات. يمكن استخدام تنسيق الاتصال هذا بشكل أكبر لأصحاب الأعمال أو المديرين أو المديرين ، الذين يجتمعون غالبًا لمناقشة أفكار العمل الرئيسية قبل اتخاذ القرار. قد لا تستخدم الشركات الصغيرة الاجتماعات إذا كان لديها عدد قليل جدًا من الموظفين أو ليس لديها موظفين.

البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو شكل إلكتروني من أشكال الاتصال الكتابي. أصبح تنسيق الاتصال هذا أكثر شيوعًا حيث زادت المؤسسات من استخدام أجهزة الكمبيوتر الشخصية في عملياتها التجارية. يوفر البريد الإلكتروني للشركات تنسيقًا شبه فوري لنقل رسالة أو نقل المعلومات إلى الأفراد داخل أو خارج مؤسسة الأعمال. بينما كان يُنظر إلى الاتصالات التجارية عبر البريد الإلكتروني على أنها أقل رسمية في أيامها الأولى ، طورت العديد من الشركات تنسيقات بريد إلكتروني رسمية لاتصالات الأعمال للحفاظ على مستوى قياسي من الاحتراف. عادة ما تستخدم الشركات الصغيرة اتصالات البريد الإلكتروني لأنها خيار غير مكلف للاتصال بأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

وسائل التواصل الاجتماعي

قدمت مواقع وشبكات التواصل الاجتماعي شكلاً جديدًا نسبيًا لاتصالات الأعمال. تسمح شبكات التواصل الاجتماعي للمؤسسات بإنشاء مواقع ويب أو صفحات معجبين وتطوير متابعين من العملاء. قد تكون الشركات قادرة على نقل معلومات الشركة المهمة من خلال هذه الشبكات ، أو تقديم كوبونات للأفراد وخصومات أخرى للمنتجات أو استخدامها للوصول إلى أسواق مستهدفة مختلفة أو مجموعات سكانية في السوق الاقتصادية. في حين أن الشركات الصغيرة التي تعمل من المنزل قد لا تجد وسائل التواصل الاجتماعي مفيدة ، فقد يكون للشركات الأكثر رسوخًا نتائج أفضل على وسائل التواصل الاجتماعي.

دردشة على الإنترنت

الدردشة عبر الإنترنت هي ميزة أخرى حديثة نسبيًا تضيفها إلى مواقعها الإلكترونية. يسمح Chat للمؤسسات بالاستفادة من الأفراد الذين يشاهدون موقع الشركة على الويب وتقديم نظام استجابة يمكن للمستهلكين استخدامه إذا كانت لديهم أسئلة بخصوص الشركة أو منتجاتها. بدلاً من جعل المستهلكين يبحثون عن معلومات الاتصال ، مثل أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني ، قد تستخدم الشركات رابط الدردشة عبر الإنترنت على الصفحة الرئيسية لموقعها على الويب لتوصيل المستهلكين مباشرةً بممثل خدمة العملاء.