ما هو عمل المنسق التنفيذي؟

المنسق التنفيذي هو حارس البوابة لواحد أو أكثر من المديرين رفيعي المستوى. إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، يمكن للمنسق التنفيذي المناسب أن يجعل حياتك أسهل بكثير ؛ إذا كنت تبحث عن منصب منسق تنفيذي ، فكن مستعدًا للعمل الجاد ولفترة طويلة في مجهودك لجعل حياة رئيسك أسهل. يمكن أن يساعد فهم نطاق الوظيفة في إنشاء علاقة مجزية والمساهمة في نجاح الأعمال الصغيرة بشكل عام.

المنسق التنفيذي

في الأعمال التجارية الصغيرة ، غالبًا ما يتشارك الموظفون في الأدوار ، وقد يرتدي شخص واحد العديد من القبعات. قد يعمل المنسق التنفيذي كمساعد إداري أو تنفيذي إلى حد ما ، لكن المنصب ينطوي على مسؤوليات أعلى مستوى. حسب التعريف ، يعمل المنسق التنفيذي مباشرة مع واحد أو أكثر من المديرين التنفيذيين ، أو كبار المديرين في الشركة. وظيفتها هي العمل كوسيط بين المدير التنفيذي والعملاء والموظفين الآخرين. في الواقع ، يمكنها إدارة موظفين آخرين والمكتب بشكل عام.

المسؤوليات

بينما قد يكتب المساعد الإداري خطابًا من وإلى مشرفه ، غالبًا ما تكتب المنسقة التنفيذية الرسالة بنفسها وتستخدم معلومات الاتصال الخاصة بها. بينما تعمل بمثابة اليد اليمنى لنظيرها الأول في المهام اليومية - من استكشاف أخطاء الكمبيوتر إلى الخدمات اللوجستية ، فإن المنسق التنفيذي المثالي يؤدي أيضًا دورًا إداريًا في مؤسسات الأعمال الصغيرة. وفقًا لمكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ، "يتولى الأمناء والمساعدين الإداريين بشكل متزايد مسؤوليات كانت محفوظة في السابق للموظفين الإداريين والمهنيين". لقد تطور الموقف إلى منسق تنفيذي في هذه الحالات ، سواء كان عنوانها يوضح ذلك أم لا. يمكنها كتابة توصيفات وظيفية ، ومقابلة الموظفين ، وكتابة مستندات العمل وتحريرها ، وتسهيل الاجتماعات وتخطيط وتنفيذ المشاريع ،وفقًا لمارينا مارتن في The Type-A Way.

المهارات والسمات

مهارات الاتصال هي المفتاح للمنسق التنفيذي الذي يجب أن يكتب ويتواصل شفهيًا مع العملاء والعملاء والموظفين الآخرين. السرية أكثر أهمية. غالبًا ما يساعد المنسق التنفيذي في مسائل الموارد المالية والبشرية. يجب أن يكون المدير (المدراء) الذي يقدم تقاريره قادرين على الوثوق به. يجب إثبات هذه الثقة في خبرة العمل السابقة ومن ثم اكتسابها مع تقدم عمله. اعتمادًا على الأعمال التجارية الصغيرة ، فإن متطلبات التعليم النموذجية للمنسق التنفيذي هي درجة البكالوريوس ، بمتوسط ​​3 إلى 5 سنوات من الخبرة في العمل مباشرة لمدير أول. والدهاء في أبحاث الكمبيوتر والإنترنت أمر لا بد منه.

العلاقة والتوقعات

الحراسة جيدة فقط بقدر علاقتها مع المسؤول عنها. غالبًا ما تكون ثقافة مكان العمل عاملاً في تعيين المنسق التنفيذي المناسب - الشخص الذي يفهم ويشترك في نفس القيم والأهداف ، بالإضافة إلى خبرتها ومهاراتها. سيعمل المدير الأعلى المثالي على رعاية هذه العلاقة وتشجيع الصدق والتواصل. غالبًا ما يكون هذا النوع من المساعد رفيع المستوى مطلوبًا ، ويتوقع المكتب الأمريكي لإحصاءات العمل أن يزداد بنسبة 11 في المائة من الآن وحتى 2018.