ما هي أسباب تجاوز التكلفة في إدارة المشروع؟

لن تتمكن من رؤية هذا التيار الكهربائي ، لكنك ستشعر به. سيقوم موظفوك أيضًا - سترى ذلك في اللحظة التي تعلن فيها أن عملك الصغير جاهز للشروع في مشروع جديد. سواء أكان مشروعًا لإعادة التصميم ، أو إصلاحًا لموقع الويب ، أو حملة إعلانية جديدة أو أي عدد من المبادرات التي كنت تفكر فيها ، فلا يوجد شيء يضاهي الفرصة التي يتمتع بها المشروع لتنشيط الأعمال التجارية بالإثارة والترقب.

بينما يركز "وجهك العام" على الإيجابيات ، لا يسعك إلا أن يكون لديك مخاوف خاصة. من خلال ما سمعته من مالكي الأعمال الصغيرة الآخرين ، سيشرف قائد المشروع على جهودك بشكل مباشر ، وسيصبح بشكل أساسي الشخص المناسب لك. بصفتك صاحب العمل ، ستشرف على المشروع وستراقب تقدمه. لذا ، كيف تستجيب للحكايات التحذيرية التي سمعتها عن تجاوزات التكلفة - دون الشعور بنوع مختلف من الصدمة؟ من خلال التعرف على الأسباب العشرة الأولى التي تجعل المشاريع تتكبد تجاوز التكاليف وكيفية الحماية منها قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.

السبب 1: التكاليف غير المخطط لها

يمكن أن تحدث أشياء كثيرة بين وقت توقيع العقد ووقت تنفيذه بشكل نهائي. ويمكنهم جميعًا التأثير على تكلفة المواد والمعدات والعمالة والنفقات العامة ، مثل التكاليف الإدارية والمالية والقانونية. التكاليف غير المخطط لها - سواء كانت غير متوقعة أو تم التغاضي عنها - يمكن أن تفسد أي مشروع.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق بناء الاحتياطيات والتحقق بانتظام من عقود المواد والموردين مقابل أنماط الشراء ، والتي تؤثر على العرض والطلب ، وبالتالي على التكاليف. لا ينتج مديرو المشاريع الناجحون فقط ميزانية المشروع وتوقعات الإنفاق ؛ كما أنهم يفحصونها باستمرار ، كما تقول 4 Cast Plus ، وهي شركة لإدارة المشاريع. هذا ينطبق على "أي صناعة قائمة على المشروع ، بغض النظر عما إذا كنت تعمل في مجال البناء أو تكنولوجيا المعلومات أو الخدمات المهنية" ، كما تقول الشركة.

السبب رقم 2: انهيار الاتصال

يمكن أن يحدث هذا بين أي شخصين مشاركين في مشروع ، ولكن من المرجح أن يحدث سوء التواصل الذي قد يكلفك المال بين مدير المشروع وموظف آخر في دور رئيسي. لا يمكنك أن تكون في نفس الغرفة لكل اجتماع أو تستمع إلى كل مكالمة هاتفية ، ولكن يمكنك أن تكون في طور الإعداد بطرق أخرى ، بحيث يمكنك الحماية من أحد الأسباب الرئيسية لتصاعد التكلفة في إدارة المشروع.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق الحفاظ على خطة مشروع واضحة ومنظمة ومفصلة لقائد مشروعك في مكان قريب في جميع الأوقات - وأصر على أن يفعل الآخرون المشاركون في المشروع نفس الشيء. يجب أن يتم حفظ "أجزائهم" في الذاكرة ويجب أن يجتمعوا مرة واحدة على الأقل في الأسبوع لمراجعة حالة المشروع. ويجب أن يكون قائد المشروع استباقيًا ، حيث يقوم بإبلاغ أي تغييرات على الخطة على الفور وإصدار "تنبيه" للمشاكل المحتملة في الأفق. من غير المرجح أن يحدث سوء التواصل عندما يكون الجميع في "حالة تأهب قصوى".

السبب رقم 3: التغييرات في نطاق المشروع

إنه مشروع نادر يصبح أصغر بمرور الوقت ؛ ينمو المشروع دائمًا تقريبًا ، ومع هذا النمو ، فإن التكاليف. يدافع الكثير من الناس عن "زحف النطاق" ، قائلين إنه يجب توقعه ، حيث يبدأ المشروع في التبلور. لا تقاتلها يقولون احتضانها. من الناحية النظرية ، قد توافق ، ولكن ماذا عن هذا الحد الأدنى المزدهر؟

احترس من هذه التكلفة بالطريقة الوحيدة الممكنة: من خلال وضع قواعد صارمة حول مقدار التغيير الذي ستقبله وفي أي تاريخ - ثم الوقوف إلى جانب قرارك.

السبب رقم 4: التقليل من صعوبة أو تعقيد المشروع

من المرجح أن يحدث ذلك مع المشاريع الكبيرة والمكلفة - النوع الذي يحتوي على "مفاجآت" خفية لم يتم اكتشافها بعد ، مثل بناء المشاريع التي تنطوي على أعمال حفر. لكن التقليل من التقدير يمكن أن يطعن في المشاريع الصغيرة أيضًا.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق التأكد من تعيين خبراء حسني النية لإجراء المراجعة الأولية لمشروعك. بالطبع ، حتى الخبراء يرتكبون أخطاء ، ولكن أولئك الذين لديهم خبرة هم أكثر عرضة للاعتماد على خبرتهم ، لأنهم يفكرون في "ماذا لو؟" سيناريوهات. بصفتك رئيسًا ، من المفيد دائمًا زيارة مشاريع مشابهة لمشروعاتك - وتدوين ملاحظات وافرة عما حدث بشكل صحيح وما كان يمكن أن يكون أفضل ، إذا كان قادة المشروع هؤلاء يعرفون ما يعرفونه الآن. أخيرًا ، ضع في اعتبارك تقسيم المشاريع إلى مراحل أصغر وأكثر قابلية للإدارة. من الناحية النفسية ، قد يكون من الأسهل على المشاركين في المشروع الاقتراب والتنفيذ ؛ في الممارسة العملية ، يمكن أن يجبر أي فجوات على السطح عاجلاً وليس آجلاً.

السبب رقم 5: تقديرات التكاليف غير الواقعية

مثل الإبحار في قارب به قاع متسرب ، فإن الإبحار في مشروع تم التقليل من عرضه يكاد يؤدي إلى تجاوز الميزانية (ما لم يتم إجراء تخفيضات في أماكن أخرى).

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق وضع مشروعك في أيدي ذوي الخبرة منذ البداية ومقارنة العطاء بتكلفة مشاريع مماثلة. ثم اطلب من قائد المشروع أن يجلس ويقدم تفصيلاً شاملاً لكل مكون من مكونات المشروع والتكاليف المرتبطة به. يمكن أن يساعد هذا الإفصاح حتى في فضح الأخطاء العرضية.

السبب رقم 6: التمويل غير الكافي

يمكنك أن ترى تشكيل الثلاثية أمام عينيك: يمكن أن يؤدي المشروع الذي تم التقليل من تعقيده إلى تقديرات غير واقعية للتكلفة ومن ثم مشاكل عندما يتعلق الأمر بالتمويل. وإذا جف التمويل في منتصف المشروع ، فقد يتوقف تمامًا ، وكل ذلك يثبت أن إدارة المشروع هي جزء من الفن ، وجزء من العلم.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق إجراء محادثة صريحة مع المقرضين حول ما يمكنهم فعله إذا واجهت مشكلة تمويل. إن وجود خطة احتياطية - حتى لو لم تكن في حاجة إليها - لن يكون رخيصًا على الأرجح ، لكنه قد يوفر عليك نفقات أكبر بكثير لمشروع متعثر.

السبب رقم 7: تأخير المشروع

أثناء تنفيذ أي مشروع ، من العدل توقع بعض التأخيرات على الأقل. تضمن جميع الأجزاء المتحركة والأشخاص عمليا أن شيئًا ما أو شخصًا ما لن يعمل كما هو مخطط له. ولكن كما تعلم بالتأكيد ، هناك فرق كبير بين حادثة منعزلة ومشكلة متكررة يمكن أن تؤدي إلى بعض أكثر الأسباب المحبطة لتصاعد التكلفة في إدارة المشروع.

السبب رقم 8: نقص الخبرة القيادية

قد يكون من المؤلم "توجيه أصابع الاتهام" ، لكن في بعض الأحيان لا يمكن التغلب على ذلك. أصحاب الأعمال الصغيرة يريدون المساءلة ويحق لهم ذلك. لذلك عندما يخرج المشروع عن مساره بسبب نقص القيادة من جانب قائد المشروع ، يمكن أن يكون من الواضح بشكل مؤلم من المسؤول. يمكن أن يكشف الافتقار إلى الخبرة في إدارة المشروع عن نفسه بطرق لا تعد ولا تحصى: من بينها الافتقار إلى التخطيط ، وضعف التواصل ، والعصيان ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو عدم إجبارها.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق تعيين قائد فريق متمرس ، يتفوق في التواصل (معك) ويقدم تحديثات منتظمة للمشروع.

السبب رقم 9: عدم التنسيق

يختلف قليلاً عن الافتقار إلى القيادة ، ويمكن أن يكون نقص التنسيق بالتأكيد أحد أعراضه. ولكن حتى قادة المشاريع ذوي الخبرة يمكن أن يتعثروا ، كما يقول المثل ، "اليد اليمنى لا تعرف ما تفعله اليد اليسرى". غالبًا ما يؤدي الافتقار إلى التنسيق إلى انزلاق المهام عبر الفجوات أو ازدواجية المهام ، وكلاهما يهدد المواعيد النهائية ويضمن فعليًا تجاوز التكاليف وتأخيرات المشروع.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق التأكد من أن لديك نظامًا يمكنه إخبارك بحالة مشروعك في أي وقت ، بالإضافة إلى المهمة التالية في القائمة. تكمن المخاطرة هنا ، بالطبع ، في أنك قد تجد نفسك في موقف يتوجب عليك فيه التدخل والتحكيم. قد تكون موافقًا على ذلك كخطوة مؤقتة ، وإلى جانب ذلك: بصفتك مالكًا لمشروع صغير ، فمن المحتمل أن يكون لديك شخصية تتولى المسؤولية على أي حال. ولكن من المفيد أن تتذكر أن قائد مشروعك يتقاضى أجرًا للقيادة وأنه يجب عليه إعادة تأكيد السيطرة على المشروع نيابة عنك.

السبب رقم 10: عدم وجود خطة طوارئ

قد يبدو الأمر واضحًا الآن ، ولكن مثل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة ، قد تقاوم صياغة خطة طوارئ - "الخطة ب" - عندما تكون مشغولاً بمحاولة إطلاق "الخطة أ" وإطلاقها. من ناحية أخرى ، قد يكون عقلك مبرمجًا بالفعل للتفكير فيما يتعلق بخطط النسخ الاحتياطي ، فقط في حالة تعثر الأمور. ستفيدك هذه الجودة بشكل جيد مع مشروع لا يتطلب فقط بعض التعديلات والمراجعات ، ولكن أيضًا الإصلاح الشامل.

احترس من هذه التكلفة الزائدة عن طريق قضاء الوقت في صياغة "خطة ب" منذ البداية. يمكن لخطة الطوارئ أن تخدمك ، كما يمكن لموقفك الذي يمكن القيام به ، عن طريق إعادة مشروعك إلى القضبان ، عن طريق تقليل تجاوزات التكلفة - ومن خلال الحفاظ على قوة التيار الكهربائي تلك قوة إيجابية ومستدامة في عملك الصغير.