ما هو الدفع Lockbox؟

تستخدم الصناعة المصرفية مجموعة متنوعة من التقنيات والأساليب لإجراء معاملات الصرافة. توجد مدفوعات Lockbox كطريقة بديلة تستخدمها البنوك لإدارة فاتورة العملاء وأنشطة الدفع. تستخدم هذه الطريقة عمليات إرسال البيانات الإلكترونية وتنسيق البيانات الخاص على أساس يومي لمعالجة المعاملات المالية للعملاء.

حسابات Lockbox

توفر حسابات Lockbox طريقة للشركات لتنسيق أنشطة حساباتها داخل موقع مركزي واحد. تنشئ شركة حساب lockbox مع مصرفها ؛ والذي بدوره يصبح حساب تحصيل لمدفوعات العملاء الواردة. بمجرد قيام شركة ما بإعداد حساب lockbox ، يمكن للعملاء إرسال مدفوعاتهم إلى lockbox بدلاً من الشركة. يقوم البنك بدوره بمعالجة المدفوعات الواردة وإرسال هذه المعلومات مرة أخرى إلى الشركة. يتم كل هذا من خلال عمليات نقل البيانات الإلكترونية ، حيث تتلقى الشركات تحديثات يومية.

عمليات نقل بيانات الدفع

تعتمد عمليات الدفع في Lockbox على نظام يُعرف باسم تبادل البيانات الإلكترونية ، والذي يستخدم البيانات المنظمة لنقل الرسائل المنسقة من خلال الملفات الإلكترونية. في الواقع ، تعتمد هذه الملفات على تطبيقات البرامج التي تم إعدادها على شبكات النظام التي تعمل بين البنوك والشركات. من خلال معالجة المدفوعات من خلال حسابات lockbox ، يمكن للشركات تجنب الاضطرار إلى معالجة المدفوعات يدويًا. كما تسهل عمليات نقل بيانات الدفع على الشركات تسوية أنشطة حساباتها على أساس يومي وتضمن معالجة المدفوعات الواردة في الوقت المناسب.

تنسيقات نقل البيانات

تتبع تنسيقات نقل البيانات المستخدمة في معالجة مدفوعات lockbox تنسيقًا شاملاً معياريًا طوره معهد إدارة البنك ، أو BAI. منذ تأسيسه في عام 1924 ، طور معهد إدارة البنك شكلين قياسيين يعرفان باسم BAI و BAI2 يوجد BAI2 كإصدار محدث من تنسيق BAI الأصلي ، وهو تنسيق أقل تعقيدًا يؤدي عمليات أقل. تتعامل تنسيقات نقل البيانات مع وظائف معالجة الدفع الفعلية ، بالإضافة إلى تسوية الحسابات التي تظهر استحقاق الدفع. بينما تستخدم الشركات البنوك في كثير من الأحيان لإعداد حسابات lockbox ، يمكنها أيضًا الدفع لشركات الطرف الثالث ، أو مراكز معالجة البيانات ، لإعداد وإدارة أنشطة حساب lockbox. في كلتا الحالتين ، يجب أن تتبع عمليات نقل البيانات المستخدمة التنسيق القياسي الذي وضعه معهد إدارة البنك.

المدفوعات والفواتير

عند معالجة ملف دفعي مكوّن من فواتير ودفعات متعددة ، يفصل تنسيق BAI2 الدفعات لمطابقة الفواتير المقابلة لها ، بينما يتطابق تنسيق BAI مع المبلغ الإجمالي للفاتورة مع إجمالي المبلغ المدفوع فقط. عند إجراء مدفوعات نيابة عن شركة أو إرسال فاتورة دفع ، يستخدم نظام تبادل البيانات الإلكترونية رمزًا مختلفًا لكل نوع معاملة. على سبيل المثال ، يشير الرمز 820 إلى دفعة مستلمة ، أو يمكنه إنشاء فاتورة دفع تظهر المدفوعات المستحقة. في الحالات التي يتلقى فيها البنك دفعة تأمين من عميل الشركة ، ستتلقى الشركة رمز 823 يسرد تفاصيل دفعة العميل.