الأنشطة التجارية التي تم تشكيلها مسبقًا في دورة الإنفاق

تتضمن دورة نفقات الشركة طلب السلع والخدمات واستلامها. يمكن أن تكون هذه البضائع عبارة عن مخزون تخطط الشركة لإعادة بيعه أو توريدات داخلية للحفاظ على سير العمل بسلاسة. بعد طلب البضائع واستلامها ، يجب على الشركة الموافقة على فواتير البائع وصرف المدفوعات النقدية.

ترتيب

تتمثل الخطوة الأولى في دورة الإنفاق في طلب المواد والإمدادات والخدمات للشركة. يقوم الأفراد أو الأقسام المختلفة في الشركة بتتبع المواد الاستهلاكية الخاصة بهم وإنشاء طلب شراء عندما تكون البضائع منخفضة. يقوم موظف قسم المشتريات بالموافقة على الطلب واختيار مورد مناسب وإنشاء أمر شراء. تطلب معظم الشركات وكلاء شراء للشراء من قائمة البائعين المعتمدة وتتطلب إذن المشرف لإجراء عمليات الشراء. تستغرق الخطوات الإضافية وقتًا وموارد ، لكنها تضمن أن تطلب الشركة منتجات جيدة وعالية الجودة بأسعار عادلة وتحد من الإنفاق غير الضروري.

يستلم

بعد تقديم الطلب ، تحتاج الشركة إلى استلام مشترياتها وتخزينها. غالبًا ما تحتفظ الشركات بقسم استلام لقبول عمليات تسليم الموردين. سيقوم الموظف المستلم بملء تقرير استلام لجميع عمليات التسليم موضحًا بالتفصيل كمية ونوعية البضائع المستلمة. هناك دائمًا احتمال لسرقة البضائع المادية ، لذلك تتبع الشركات وصول الطرود وتقديرها للتأكد من أن لديها موظفين كافيين للتعامل مع عمليات التسليم. سيقومون بتخزين البضائع المستلمة في منطقة مقيدة ماديًا للتأكد من عدم سرقة أي شيء أو وضعه في غير مكانه.

اعتماد الفواتير

سيوافق قسم حسابات الدائنين بالشركة على فواتير البائع بعد استلام الشركة للبضائع. يتطابق موظفو المحاسبة مع فاتورة البائع وتقرير الاستلام ونموذج الطلب الأصلي للتأكد من أنهم تلقوا جميع السلع التي طلبوها في أمر العمل. نظرًا لأن لديهم التزامًا بالدفع بعد استلام البضائع ، فإن بعض الشركات لا تنتظر حتى الفاتورة لتسديد دفعة. لتبسيط العملية ، تقوم هذه الشركات تلقائيًا بإنشاء فواتير لبائعيها بعد استلامهم جميع المخزون في تقرير الاستلام.

الصرف النقدي

لمنع احتمالية السرقة ، يوجد لدى الشركات بشكل عام قسم مختلف أو موظف مختلف يصرف النقد لفواتير البائعين. بغض النظر عمن يقوم بصرف النقود ، فإن لديهم مسؤولية كبيرة لدراسة وتمييز المستندات الداعمة للدفع. عادة ما يضع القائم بالصرف النقدي علامة مادية على الورقة "لإلغاء" المستندات ؛ يساعد ذلك الشركة على تتبع من تم دفعه ويمنع الموظفين من تكرار الدفع عن طريق الخطأ باستخدام نفس المستندات الداعمة.