الهيكل التنظيمي لمكتب استقبال الفندق

ربما يكون المكتب الأمامي للفندق هو أهم منطقة في المنظمة. الموظفون الذين يتألف منهم قسمه هم الممثلون الأولون والوحيدون أحيانًا للمؤسسة التي يتفاعل معها الضيوف. على الرغم من أن الهيكل التنظيمي للمكتب الأمامي للفندق يختلف اعتمادًا على ما إذا كان المرفق شركة صغيرة أو منتجعًا كبيرًا ، إلا أنه توجد أدوار معينة داخل جميع المؤسسات.

مدير مكتب الاستقبال

مدير المكتب الأمامي أو مشرف المكتب الأمامي بالخارج جميع عمليات المكتب الأمامي للفندق. كمدير للموظفين ، يقوم هذا الفرد بجدولة الموظفين للتأكد من وجود تغطية مناسبة وفي جميع الأوقات. كما أنها تنفذ أي سياسات أو إجراءات تديرها إدارة الفندق.

عندما يبقى كبار الشخصيات ، مثل المشاهير أو الشخصيات البارزة ، في المؤسسة ، غالبًا ما تكون مسؤولة عن منحهم الاهتمام الشخصي الذي يحتاجونه. في معظم الحالات ، يقدم مدير مكتب الاستقبال تقاريره إلى المدير العام للفندق.

كاتب الحجوزات

يتفاعل موظفو الاستقبال والحجوزات في مكتب أمامي للفندق مع الضيوف بشكل أكبر. يتواصل موظفو الحجز بمنظور الضيوف عبر الهاتف والإنترنت ، ويقومون بجدولة إقامتهم وتوثيق أي احتياجات خاصة قد تكون لديهم. على سبيل المثال ، إذا طلب الضيف غرفة في طابق غير مدخن ، فسيقوم كاتب الحجز بتدوين ملاحظة خاصة بذلك ، بحيث تكون الغرفة المناسبة جاهزة عند وصول الضيف.

كتبة مكتب الاستقبال والاستقبال

عند وصول الضيوف ، يقوم موظفو مكتب الاستقبال بتسجيل وصولهم ، وإدراج أسمائهم في سجل المرافق ، وتعيينهم في غرفة والإجابة على أي أسئلة أساسية أو طلبات قد تكون لدى الضيوف طوال إقامتهم. على سبيل المثال ، قد يتصل الضيف بمكتب الاستقبال للإبلاغ عن تسرب صنبور الحمام. سيتصل الموظف بعد ذلك بقسم الصيانة حتى يمكن إجراء الإصلاحات المناسبة.

في نهاية إقامة الضيوف ، يقوم موظف مكتب الاستقبال بفحصهم. بالإضافة إلى ذلك ، يبلغ الكاتب عن أي مخاوف لدى الرجل الضيف للإدارة.

Porter أو Bellhop Service

مندوب الفندق أو الحمال يرحب بالضيوف بمجرد تسجيل وصولهم إلى المنشأة. هذا الشخص يحمل أمتعة الضيوف بينما يرافقهم إلى غرفتهم. للتأكد من أن كل شيء في الغرفة سليم ويعمل بشكل صحيح ، يقوم الحمال بفحص معدات الغرفة ، مثل الإضاءة والتهوية. كما يجوز له إرشاد الزائرين إلى تشغيل أنظمة الفنادق ، مثل جهاز التحكم عن بعد في التلفزيون والهواتف.

بواب لتنسيق احتياجات الضيوف

بواب الفندق هو موظف مكتب أمامي متخصص ينسق ترفيه الضيوف والسفر والأنشطة الأخرى. في أي وقت يكون لدى الضيوف سؤال ، مثل الاتجاهات إلى مناطق الجذب المحلية ، تجد الإجابة في أسرع وقت ممكن. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم بحجز المطاعم ، وتطلب خدمة السيارات ، وقد تقوم أيضًا بترتيب التسوق الشخصي للضيوف.