كيفية شرح الفروق في البيانات المالية الشهرية

تستخدم الشركات تحليل التباين لمقارنة تغييرات الأداء المالي من شهر إلى آخر ، أو ربما من ربع إلى آخر أو من سنة إلى أخرى. عادةً ما تتم مقارنة النتائج المالية الفعلية بالميزانية ، أو تتم مقارنة الميزانية بالتنبؤ. تساعد عملية المقارنة هذه والتباينات الناتجة الإدارة في تحديد المشكلات والتحقيق في المشكلات وإجراء التغييرات بسرعة. توفر مقارنة أداء شهر واحد بآخر بعض البصيرة أثناء تجميع خط اتجاه يقارن بيانات عدة أشهر جنبًا إلى جنب ، والمعروف باسم "التحليل الأفقي" ، يمكن أن يكشف التغييرات المفاجئة بسهولة أكبر.

تجميع البيانات

عند مقارنة البيانات المالية من شهرين مختلفين ، يكون لديك الشهر الأول في عمود واحد ، والشهر الثاني في العمود التالي ، ويعرض العمود الثالث الفرق أو التباين الناتج بين العمودين الأولين. تقوم الشركات عادة بإجراء هذا النوع من التحليل في بيان الدخل. على سبيل المثال ، بمقارنة بيانات الميزانية بالأداء الفعلي ، ربما تكون قد حددت ميزانية مبيعات هذا الشهر بمبلغ 10000 دولار. وصلت مبيعاتك الفعلية إلى 8000 دولار ، لذلك لديك تباين من الميزانية إلى الفعلي يبلغ 2000 دولار.

الفروق الإيجابية في الميزانية

يكون تباين الميزانية إيجابيًا أو إيجابيًا عندما تكون نتائج الإيرادات الفعلية أعلى من توقعات الميزانية أو عندما تكون النفقات أقل من الميزانية. تقوم بتحليل هذه الفروق بطرق تتعلق مباشرة بالعنصر. على سبيل المثال ، إذا وجدت تباينًا إيجابيًا في المبيعات ، فأنت تقوم بإجراء بحث لمعرفة ما إذا كان ناتجًا عن أسعار مبيعات أعلى من المتوقع ، أو حجم مبيعات أكبر ، أو مزيج أكثر ربحية من المنتجات التي يشتريها عملاؤك.

بالنسبة للمصروفات الفعلية التي تقل عن الميزانية ، فأنت تريد البحث وفهم ما إذا كان السبب حدثًا لمرة واحدة أو غير متكرر ، وما إذا كانت ميزانيتك تستند إلى افتراضات ضعيفة ، أو ما إذا كانت شركتك قد وجدت طريقة لخفض التكاليف على أساس مستمر ، من بين التفسيرات المحتملة الأخرى.

الفروق السلبية في الميزانية

تنتج الفروق السلبية عندما تقل المبيعات عن الميزانية ، أو تتجاوز النفقات الميزانية. يمكن أن تنتج كل من الفروق الإيجابية والسلبية إما عن أحداث داخلية يمكن التحكم فيها أو أحداث لا يمكن السيطرة عليها ، وغالبًا ما تكون مدفوعة من الخارج. اعتمادًا على نوع الشركة ، مثل شركة الخدمات مقابل شركة تصنع منتجًا ، يمكنك إجراء تحليل التباين على عدد قليل فقط من العناصر الأكثر صلة في بيان الدخل. على سبيل المثال ، قد تركز الشركة المصنعة على الفروق في سعر شراء المخزون أو عائد المواد ، بينما قد تنظر الشركة القائمة على الخدمة أكثر في تباين كفاءة العمل لديها.

شرح النتائج

يعمل تحليل التباين بشكل جيد كأداة لتنبيه الإدارة إلى مشاكل العمل المحتملة التي قد تؤثر على المبيعات أو التكاليف. استخدم لغة موضوعية ودقيقة ومباشرة وغير عاطفية لتقديم وشرح الاختلافات ، لأن الانخراط المفرط في التفسيرات التفصيلية يجعل من الصعب تحديد المشكلة الدقيقة والحل المناسب.

استخدم عرضًا تقديميًا متسقًا ، مثل ذكر التباين ، ثم السبب وراءه ، والتأثير الناتج المحتمل أو الفعلي على أداء الشركة. سواء كنت تقارن شهرًا من النتائج الفعلية بشهر آخر أو الميزانية بالأداء الفعلي ، فإن ذلك يحدث فرقًا. إذا كنت تبحث عن تباين بين الميزانية الفعلية ، فاحذر من الاختلافات التي تسببها افتراضات الميزانية السيئة ، أو سياسات الشركة الداخلية التي تتسبب في تحديد أهداف الميزانية بعبارات أكثر ملاءمة ، ولكن أقل واقعية.