ما هو نظام المحاسبة المتكامل؟

يمكن لأي نوع من أنظمة المحاسبة أن يقدم فوائد عظيمة للأعمال التجارية الصغيرة. يتم تضخيم هذه الفوائد من خلال نظام محاسبة متكامل ، والذي يتلقى تلقائيًا ويرسل تدفقًا ثابتًا للبيانات عبر عملياتك المالية. يلغي النظام المتكامل الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات ، مع ضمان أيضًا تحديث سجلاتك دائمًا.

تلميح

نظام المحاسبة المتكامل هو برنامج تطبيقي يتم فيه ربط جميع الميزات الضرورية ببعضها البعض. هذا يتجنب الحاجة إلى وجود دفاتر أو سجلات منفصلة للطلب والتكلفة والأغراض المالية.

تعريف برنامج محاسبة متكامل

مع نظام محاسبة متكامل ، يتم دمج جميع وظائف المحاسبة في تطبيق واحد متوازن ذاتيًا. هذا يعني أنه ليست هناك حاجة لإعادة مفتاح البيانات من نظام إلى آخر ، مثل إعادة تشفير البيانات من نظام إدارة الطلبات إلى نظام محاسبة مستقل. هذا يلغي احتمال حدوث خطأ بشري. ليست هناك حاجة أيضًا إلى التوفيق بين دفاتر الأستاذ والوظائف المختلفة ، حيث يتم تحديثها تلقائيًا وفي الوقت الفعلي.

نتيجة لذلك ، يتلقى النشاط التجاري معلومات مالية دقيقة بسرعة أكبر. يساعد هذا الإدارة في اتخاذ قرارات عمل سليمة وتصحيحات المسار على الفور ، بناءً على بيانات كاملة وفي الوقت المناسب.

ميزات نظام المعلومات المتكامل في تخطيط موارد المؤسسات

سيكون لمعظم الأنظمة وحدات أساسية وغير أساسية. تشمل الوحدات الأساسية حسابات القبض ودفتر الأستاذ العام وأمر الشراء وجرد المخزون وإعداد الفواتير ومسك الدفاتر.

تميل الوحدات غير الأساسية إلى أن تكون إضافات اختيارية يمكنك شراؤها أو تطويرها ، اعتمادًا على احتياجات عملك. يتضمن ذلك ميزات مثل معالجة الدفع الإلكتروني ، وتحصيل الديون ، وكشوف المرتبات ، والجدول الزمني ، والمحاسبة الإدارية ، ودعم ضرائب العملات المتعددة أو ضريبة القيمة المضافة ، وأشياء أخرى. ستقوم بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتكاملة (ERP) أيضًا بربط وحدات المحاسبة والإدارة المالية الخاصة بك بنظام إدارة المخزون وإدارة علاقات العملاء.

أيًا كانت الوحدات المضمنة ، فجميعها لها نفس الشكل والمظهر ومتصلة ببعضها البعض بسلاسة.

ما هي مزايا النظام المتكامل؟

مع المحاسبة غير المتكاملة أو المستقلة ، يجب على شخص ما أخذ المعلومات يدويًا من نظام طلب الشركة وإدخالها في نظام المحاسبة. هذا يدعو لخطأ بشري ويعني أن بياناتك المحاسبية متخلفة دائمًا. قد لا يتمكن المديرون من اتخاذ أفضل القرارات عندما تكون المعلومات التي يحصلون عليها قديمة وربما تكون خاطئة.

من ناحية أخرى ، يسمح النظام المتكامل للبيانات بالتدفق بسلاسة من وحدة إلى أخرى. يمكنك الحصول على صورة في الوقت الفعلي عن البيانات المالية للأعمال حيث يتدفق كل شيء إلى نظام المحاسبة بمجرد معالجة الطلبات. الموظفون أكثر كفاءة أيضًا ، لأنهم لا يضيعون وقتًا ثمينًا في ترميز نفس المعلومات مرتين أو التحقق من أن وظيفة واحدة متوافقة مع وظيفة أخرى.

اعتمادًا على وحدات النظام الخاص بك ، يمكنك إجراء بعض العمليات المحاسبية المعقدة إلى حد ما مثل تكلفة الوظيفة أو حسابات عمولة المبيعات تلقائيًا. يعد هذا أمرًا صعبًا بالنسبة للأنظمة المستقلة نظرًا لأن برنامج مسك الدفاتر الأساسي لن "يتحدث" إلى نظام إدارة الطلبات أو نظام CRM الخاص بك ، لذلك فهو لا يعرف التكاليف أو العمولات أو الأشخاص المرتبطين بالوظائف أو المشاريع.

كيفية اختيار نظام محاسبة متكامل

يمكنك شراء نظام محاسبة متكامل من الرفوف ، أو تطوير نظام مفصل داخل الشركة أو إنشاء مزيج من الاثنين. الخيارات واسعة بقدر ما هي طويلة مع العديد من المنتجات والمنفذين للاختيار من بينها. يأتي كل نظام مع مجموعة مختلفة من الوحدات النمطية وخطط التسعير ، مما يجعل من الصعب مقارنة التفاح مع التفاح.

يجب أن يكون لديك فكرة واضحة عن القدرات التي تحتاجها قبل أن تبدأ التسوق. ما التقارير التي تحتاج إلى قيام النظام بإنشائها؟ هل تحتاج إلى ميزات مثل إدارة المشاريع وتتبع الوقت وكشوف المرتبات؟ كم عدد المستخدمين الذين يحتاجون للوصول إلى النظام؟ ستقوم بعض الأنظمة بإنشاء عدة مستخدمين بدون تكلفة إضافية ؛ سيحاسبك الآخرون على كل مستخدم إضافي.

تقدم معظم الأنظمة فترة تجريبية مجانية حتى تتمكن من تجربة البرنامج قبل شرائه. ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى ينام الموظفون بنظام جديد. لذلك من الجيد أن تجعل الموظفين يتلاعبون ببعض الخيارات قبل اختيار نظام على الوظائف وسهولة الاستخدام والتكلفة بالطبع.