جداول البيانات مقابل. قواعد بيانات

البيانات. لا يمكن أن يعمل عملك بدونه. بصفتك صاحب شركة صغيرة ، فأنت بحاجة إلى تتبع كل شيء - من مستويات المخزون إلى المعلومات الشخصية للموظفين. يبدأ العديد من رواد الأعمال في تتبع المعلومات والبيانات باستخدام جدول بيانات بسيط ، مثل Microsoft Excel أو Google Sheets ، وهي متاحة بسهولة ولا يمكن أن تكلف شيئًا للاستخدام.

من ناحية أخرى ، غالبًا ما توصف قواعد البيانات بأنها الطريقة المثالية لإدارة جوانب عملك ، مثل المحاسبة أو المخزون ، وفي بعض الأحيان تأتي مع بطاقة سعر مرفقة ، والتي يمكن أن تعيدك مئات أو حتى آلاف الدولارات. يمكن أن تساعدك معرفة الفرق بين جداول البيانات وقواعد البيانات في اتخاذ القرار الصحيح لشركتك الصغيرة.

تسجيل وتحليل البيانات

يتيح لك جدول البيانات تسجيل الأرقام والنصوص في أعمدة وصفوف ، والتي تشكل بعد ذلك جدولاً. يمكنك تحديد العلاقة بين الخلايا في الجدول مسبقًا ، لذا فإن إجراء تغييرات على خلية واحدة يمكن أن يغير خلية أخرى تلقائيًا. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام جدول بيانات لتسجيل سلسلة من الأرقام ، برقم واحد في كل خلية في العمود. ثم يمكنك توجيه البرنامج لإضافة جميع الأرقام الموجودة في العمود.

تجعل القدرة على إنشاء قواعد علائقية بين الخلايا والصفوف والأعمدة جدول بيانات مثاليًا لإنشاء التقارير المالية ، على سبيل المثال. هذا النوع من البرامج بسيط ولكنه معقد. إن قدرتك على معالجة البيانات محدودة فقط بمعرفتك بكيفية استخدام وإنشاء صيغ محددة تحدد كيفية تفاعل البيانات. نتيجة لذلك ، يستخدم الأشخاص جداول البيانات لكل شيء ، من تتبع الميزانية البسيط إلى مشاريع المحاسبة المعقدة.

التخرج إلى خزانة الملفات الإلكترونية

تمكّنك قواعد البيانات من أن تكون قادرًا على تخزين المعلومات بنفس طريقة تخزين جدول البيانات ، باستثناء أن الواجهة مصممة عادةً للبساطة سهلة الاستخدام. يتم تخزين البيانات في الحقول والسجلات ، مما يؤدي إلى إنشاء خزانة ملفات إلكترونية. على الرغم من أن جداول البيانات هي الأكثر ملاءمة لمعالجة الأرقام والنصوص ، يمكن لقواعد البيانات دمج أنواع أخرى من البيانات بسهولة ، مثل الصور ومرفقات المستندات.

تتيح لك قواعد البيانات أيضًا معالجة كميات كبيرة من البيانات بسهولة أكبر. يمكنك وضع مخزونك بالكامل في جدول بيانات ، ولكن عند نقطة معينة ، يصبح التنقل بين الصفوف والأعمدة عبر صفحات جداول البيانات المختلفة مرهقًا. وذلك عندما تحتاج إلى قاعدة بيانات.

تم تصميم قواعد البيانات لتسهل على المستخدمين استخراج المعلومات من مجموعات كبيرة من البيانات بتنسيق مفيد ، باستخدام استعلامات البحث. يمكن للموظف الجديد الجلوس واللعب بالبيانات ، دون أن يستثمر بالضرورة الكثير من الوقت في تعلم كيفية عمل العلاقات بين البيانات ، لأن الواجهة عادةً ما تمنع التلف العرضي للبيانات والعلاقات عن طريق إجراء بحث ببساطة.

الأداة المناسبة لهذا المنصب

إذن ، متى يجب على مؤسستك الصغيرة أن تقفز من جدول بيانات إلى قاعدة بيانات؟ يمكن أن تكون قواعد البيانات المتخصصة ، مثل قواعد المحاسبة وإدارة علاقات العملاء ومراقبة المخزون ، عملية شراء مكلفة. إذا كنت في مرحلة بدء التشغيل أو إذا كان المال شحيحًا ، فقد يكون الاستثمار في قاعدة بيانات عندما يعمل جدول البيانات جيدًا ، نفقة غير ضرورية. معرفة أنواع المشاريع المناسبة لجدول بيانات مقابل أنواع المشاريع المناسبة لقاعدة بيانات يمكن أن يساعد في إرشادك في الاتجاه الصحيح.

تعد جداول البيانات مناسبة بشكل عام لما يلي:

  • تحليل البيانات

  • العمليات الحسابية

  • مقارنات إحصائية

  • إدارة الرسم البياني

تعمل قواعد البيانات بشكل جيد من أجل:

  • إدارة البيانات

  • استعلامات البحث المعقدة

  • عدة مستخدمين

  • عرض مجموعات البيانات الفرعية

  • تقارير ملخص البيانات

  • تسلسل البيانات المتكررة

ربما لا يكون من المبالغة القول بوجود قالب جدول بيانات لمساعدتك على تتبع أي جانب من جوانب عملك تقريبًا ، نظرًا لأن برامج مثل Microsoft Excel كانت أدوات عمل متكاملة لعقود. ومع ذلك ، إذا بدأ جدول البيانات في الاتساع والتعقيد بحيث يصبح من الصعب إدارته أو إذا كنت بحاجة إلى عدة أشخاص للعمل مع البيانات بشكل منتظم ، فمن المحتمل أن تكون ترقية كل تلك البيانات إلى قاعدة بيانات متخصصة قرارًا جيدًا. والخبر السار هو أن قواعد البيانات وجداول البيانات غالبًا ما تُستخدم جنبًا إلى جنب ، بحيث لا تحتاج أبدًا إلى التخلي تمامًا عن أحدهما للآخر.