كيفية استيراد جدول بيانات Excel إلى InDesign

تم تصميم InDesign للاستخدام كبرنامج رسومات ، ولكن غالبًا ما تتداخل الرسومات مع قطاعات أخرى من الأعمال ، كما أن دمج جدول بيانات في التصميم ليس نادرًا. لحسن الحظ ، فإن استيراد جدول بيانات أمر سهل حقًا باستخدام البرنامج. يمكنك إدخال جدول البيانات بسرعة في التصميم باستخدام واحدة من عدة طرق مختلفة.

الجمع بين الرسومات وجداول البيانات

تختلف أسباب الدمج بين البرنامجين حسب الغرض. في كثير من الحالات ، يتم استخدام Excel لتنظيم البيانات وتنسيقها ، بينما يتم استخدام InDesign لجعل جدول البيانات يبدو رائعًا بصريًا. إنها تخدم أغراضًا معاكسة ، لكنها في النهاية تخلق نتيجة نهائية رائعة ، عند استخدامها معًا.

على سبيل المثال ، يمكنك إدخال بيانات الإيرادات في Excel ثم استيراد تلك البيانات إلى InDesign لإنشاء عرض تقديمي جذاب بصريًا لتقرير سنوي. توفر القدرة على جعل البيانات تبدو رائعة ميزة كبيرة لأي غرض عرض.

استخدام آخر رائع لاستيراد أسعار المنتجات والقوائم والكتالوجات. سيقوم جدول البيانات بإدارة البيانات ، في حين أن التصميم يجعلها تبدو رائعة. يؤدي ربط ورقة Excel بـ InDesign للتحديثات التلقائية أيضًا إلى إنشاء منتج نهائي أكثر ديناميكية.

يأتي Excel مزودًا بمجموعة معقولة من خيارات التصميم ، لكنها لا تقارن بالأدوات الفعالة التي يوفرها InDesign. تبدو ورقة Excel الرائعة جيدة ويمكنك استيراد الرسومات الأساسية إلى جدول البيانات نفسه ولكن باستخدام InDesign يمكنك إنشاء قالب كامل يحيط بجدول البيانات.

ملحقات InDesign Excel

إحدى الطرق السهلة لإدراج الجداول في InDesign هي من خلال مكون إضافي . توجد العديد من المكونات الإضافية التي تعمل مع Excel والعديد من برامج Microsoft الأخرى ، مثل Word. المكوّن الإضافي المخصص ليس ضروريًا للاستيراد العرضي - ولكن في كثير من الحالات - يكون استيراد البيانات إلى قالب فعالاً للاستخدام المنتظم.

في هذه الحالة ، يمكنك تصميم القوالب مسبقًا وسحب البيانات ببساطة من Excel إلى التصميم . إنه سريع وفعال ويعمل بشكل رائع عند تقديم تقارير أسبوعية أو شهرية.

تعمل العديد من المكونات الإضافية أيضًا على تجنب الحاجة إلى Excel عن طريق إضافة جداول ذات وظائف الصيغة الأساسية مباشرة إلى InDesign. إذا كنت تستخدم المعادلات الأساسية فقط ، فإن المكون الإضافي الذي يدير الجداول البسيطة يكون مناسبًا.

ومع ذلك ، للحصول على تصميم مخصص بالكامل لمرة واحدة ، لا يزال إجراء الاستيراد اليدوي سهلاً. تتطلب بعض المكونات الإضافية رسومًا وهي تستحق الاستثمار فقط عند استخدامها بشكل متكرر. يعني الاستخدام المنتظم أنه يوفر لك الوقت ويسهل تبرير السعر عند مقارنته بالساعات التي يتم توفيرها في عمليات الاستيراد اليدوية على مدار عام العمل.

عملية الاستيراد اليدوية

يتطلب استيراد جدول يدويًا من Excel أو حتى Word بضع خطوات فقط لإكماله. سيقع الجدول المستورد داخل إطار نص أيضًا ، مما يجعله يتدفق بشكل طبيعي مع التصميم. يمكنك التحكم في التصميم حول الطاولة وإجراء تعديلات بسهولة على الموقع والحجم بناءً على احتياجات التصميم الخاصة بك.

أولاً ، توجه إلى القائمة الرئيسية وانقر فوق اختيار ملف ، متبوعًا بالمكان لفتح مربع حوار. حدد موقع ملف Excel داخل المربع وانقر فوق الملف لإنشاء خيارات الاستيراد. اختر خيارات Formatted Table وانقر فوق OK لاستيراد الجدول.

إذا كان لديك مؤشر نشط تم النقر عليه على التصميم ، فسيتم إدراج الجدول في هذا الموقع. إذا لم يكن هناك مؤشر نشط ، سيطالبك البرنامج بالنقر فوق نقطة الإدراج. ما عليك سوى تحريك المؤشر والنقر لاستيراد جدول بيانات InDesign.

ربط الجداول

في هذه المرحلة ، يكون جدول بيانات Excel الخاص بك موجودًا في قالب التصميم وأنت حر في معالجة الرسومات. ومع ذلك ، يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك وربط الجداول الموجودة في جدول بيانات Excel بالجدول المستورد في التصميم.

تسمح لك الجداول المرتبطة بإجراء تغييرات في مصنف Excel لتحديث البيانات الموجودة في InDesign. يقوم الاتصال بشكل أساسي بأتمتة سير العمل عندما تقوم بتغيير البيانات باستمرار. هذا يعني أنك لست مطالبًا بإكمال استيراد جديد مع كل تغيير وهو يؤدي بشكل أساسي إلى إنشاء تصميم ديناميكي.

عندما تقوم باستيراد جدول البيانات ، يقدم مربع حوار خيارات الاستيراد خيار إنشاء روابط . حدد هذا الخيار لتوصيل جدول البيانات الأصلي بالاستيراد. عندما تريد تحديث الجداول المستوردة ، انقر فوق الخيار " ارتباط" في لوحة التصميم لسحب البيانات الجديدة وسيتم تحديثها تلقائيًا.

بدلاً من ذلك ، يمكنك الوصول إلى التفضيلات في القائمة الرئيسية واختيار معالجة الملفات . استخدم هذه القائمة لإضافة ارتباط بين المستندين بعد أن يتم استيراد الملف بالفعل.

عناصر التصميم لجداول البيانات

يمكن أن يعمل جدول البيانات داخل التصميم في أي موضع مرغوب فيه. يمكنك وضعه بشكل مركزي وعمل الشعارات والرسومات حول الورقة. سوف تتحول طاولة صغيرة بسهولة إلى الزوايا والمواقع البعيدة عن المركز أيضًا.

الميزة الكبيرة لإدخال جدول البيانات في التصميم هي القدرة على إخفاءه كجدول بيانات. قم بإزالة خطوط الخلايا ، وأعد صياغة الخطوط واللعب بألوان النص. يمكنك جعل كل شيء متسقًا مع عناصر التصميم الشاملة.

بعد العمل بعيدًا عن عناصر الخط المستقيم المرتبطة بجدول البيانات ، يمكن أن تبرز البيانات وتتدفق بشكل طبيعي . يمكنك إضافة ج حواف urved _ أو جعل التصميم الخلايا الفردية تختفي تماما مع الحفاظ على وظائف الجدول.

إدارة البيانات

يعد استيراد جدول بيانات Excel إلى InDesign وربط الملف الأصلي بالتصميم أمرًا سهلاً إلى حد ما. التصميم الفعلي شخصي تمامًا ويعتمد على الأسلوب الإبداعي والتفضيل الشخصي.

ملاحظة واحدة يجب مراعاتها هي قيود جداول البيانات الكبيرة بشكل استثنائي. و في InDesign غالبا ما يتم تصميم ملف لتناسب ضمن معايير محددة للطباعة أو لإمكانية العرض على الشاشة. يمكن أن يكون لعدد الصفوف والأعمدة في جدول البيانات تأثير سلبي كبير على التصميم عندما يكون مفرطًا.

أحد الحلول هو عمل تصميم تفاعلي يسمح بالتمرير عبر جدول البيانات. باستخدام هذه التقنية ، يمكنك بسهولة الحفاظ على معلمات الحجم. ومع ذلك ، لن يكون خيارًا مناسبًا للطباعة.

يكون التمرير فعالاً للعروض التقديمية التي تظهر على الشاشة عندما يكون لديك تحكم في المستند وعندما يمكنك عرضه ضمن نظام InDesign البيئي. بمجرد حفظها في ملف ثابت ، فإن الحفاظ على هذه الميزة ليس ممكنًا دائمًا.

خيارات تصميم متعدد الصفحات

الخيار الآخر للعمل ضد مجموعات البيانات الكبيرة هو تنسيق متعدد الصفحات. يمكنك طباعة التصميم عندما يكون منتشرًا عبر عدة صفحات. هنا ، الخيار الأفضل هو إنشاء قالب يتكرر عبر كل صفحة - مما يجعله متسقًا مع صفوف البيانات.

ادمج البيانات عندما يكون ذلك ممكنًا وحدد عدد الأعمدة التي تناسب حجم الصفحة القابلة للطباعة. بعد تحقيق عرض جيد للعمود ، يمكنك إضافة عدد أكبر من الصفوف لتوزيعها عبر الصفحات. يعمل النظام بشكل جيد لتخطيط مستند متسق متعدد الصفحات. يتوفر القالب أيضًا للاستخدام في مستندات مختلفة تحتوي على مجموعات بيانات متشابهة مع بعضها البعض.