اشرح سبب أهمية فصل الواجب في المحاسبة

يعتبر الفصل بين المهام في قسم المحاسبة بمثابة الدفاع الأساسي ضد الاحتيال الداخلي. إن جعل الموظفين يتحققون من عمل بعضهم البعض قد يقلل من الأخطاء ، لكن الأخطاء البسيطة لا تقلل من الربح بنفس الدرجة. تعاني الشركات الصغيرة بشكل غير متناسب من الاحتيال ، حيث تفقد في المتوسط ​​5 في المائة من الإيرادات ، أو 160 ألف دولار بسبب السرقة الداخلية. الفصل بين الواجبات داخل المجموعة المحاسبية يقلل من فرص الموظفين للسرقة من الشركة.

مثلث الاحتيال

يتعرف خبراء منع الاحتيال على "مثلث الاحتيال" الذي يخلق ظروفًا للاختلاس. يتكون هذا المثلث من ضغوط مالية على الموظف ، وترشيد الإجراءات الجنائية وفرصة ارتكاب الجريمة. الفصل بين الواجبات داخل قسم المحاسبة يكسر المثلث عند نقطة الفرصة. إن معرفة أن الآخرين يراجعون ويتحققون من المكونات الحاسمة لعمله يغير تصور الموظف للفرصة. نظرًا للتكلفة المحتملة لاحتيال الموظفين ، فإن الاستثمار في خطوات لمنعه يوفر عائدًا جيدًا.

الاحتيال في الحسابات الدائنة

توفر الحسابات الدائنة ، إذا لم تتم مراقبتها بشكل صحيح ، العديد من الفرص للاحتيال. يمكن للموظف إنشاء فواتير مزورة ، وصرف الأموال إلى حساب يسيطر عليه. أو قد يحرر شيكات لنفسه ويسجلها كمدفوعات لأحد بائعي الشركة. يؤدي فصل المهام حسب الوظيفة ، بحيث لا يمكن لأي شخص الموافقة على فاتورة أو إنشاء بائع جديد في النظام أو إصدار شيك ، إلى تقليل هذه الاحتمالات. يجب على أكثر من شخص مراقبة المبالغ المستردة للبائعين ، وهو مصدر آخر للنشاط الاحتيالي. كما أن المطالبة بمراجعة صارمة لموافقة البائع وقبول العقد يؤدي أيضًا إلى تجنب العمولات المدفوعة من قبل البائعين الذين يتلقون معاملة تفضيلية أو مدفوعات زائدة.

طرق أخرى للاحتيال

توفر الوظائف الأخرى داخل قسم المحاسبة طرقًا مماثلة للنشاط الاحتيالي. تشمل عمليات الاحتيال المحتملة في كشوف المرتبات حسابات النفقات المتضخمة والمطالبات الكاذبة بساعات العمل وحتى الموظفين "الوهميين". في الحالة الأخيرة ، ينشئ اللص موظفين غير موجودين ، ويقدم تقارير زمنية لهم ويودع شيكات رواتبهم في حسابه الخاص. يؤدي الفصل بين وظائف التوظيف والدفع إلى كسر هذا الارتباط في المثلث. حسابات العملاء تخلق أيضا احتمالات الاحتيال. يجوز للموظف المخادع ببساطة دفع مدفوعات نقدية من العملاء أو تحويل الشيكات إلى حسابه الخاص. لإخفاء السرقة ، قد يحول السارق المدفوعات اللاحقة من العملاء الآخرين في مخطط يسمى القشط.

الفصل بين الواجبات في الأعمال التجارية الصغيرة

تفصل الشركات الكبيرة واجبات المحاسبة إلى أقسام ، وتوفر الضوابط اللازمة على الأموال. يمثل إنشاء الفصل المناسب للواجبات تحديًا لصاحب الأعمال الصغيرة ، ولكنه ليس تحديًا لا يمكن التغلب عليه. قد يطلب صاحب العمل الصغير من البنك تسليم كشف الحساب الشهري إلى منزله. هذا يضمن عدم حصول أي موظف على فرصة لإزالة الأدلة قبل أن يراها أي شخص آخر. عند الإمكان ، يجب على المالك التوقيع على جميع المدفوعات. قد يؤدي طلب توقيعين على الشيكات إلى منع كتابة الشيكات الاحتيالية. يجب أن يقوم موظفان أو المالك وأمين الحسابات بمراجعة جميع الودائع المصرفية وبنود كشوف المرتبات وتقديمات المصروفات. قد لا يوقف هذا التقسيم للواجبات كل عمليات الاحتيال ، لكنه يقلل من الفرصة.