سياسات سداد الشركة للوجبات

تعتمد الشركات الصغيرة على الموظفين للسفر أو مقابلة العملاء لتنمية أعمالهم ، وقد يستلزم ذلك غالبًا اجتماعات عمل على وجبات الطعام. يتوقع الموظفون الذين يتكبدون نفقات الوجبات أن يقوم أرباب العمل بسدادها لهم. المفتاح لأصحاب العمل هو تطوير سياسات سداد الوجبات التي تضمن أن نفقات وجبات الموظفين ليست باهظة وأن التعويضات يتم تقديمها في الوقت المناسب وبطريقة مفصلة.

طلب السداد

تطلب معظم الشركات من الموظفين تقديم تقرير مصاريف يوضح بالتفصيل نفقات وجباتهم. بالإضافة إلى الاستمارة ، يجب على الموظف إرفاق الإيصالات اللازمة لنفقات الوجبة. تذهب هذه التقارير إلى مشرفها ، الذي يجب أن يوافق على المصروفات قبل تسليمها إلى قسم حسابات المدفوعات بالشركة.

للالتزام بالمواعيد النهائية المستحقة الدفع للحساب ، يتوفر للموظفين فترة زمنية معينة لتقديم تقرير المصروفات الخاصة بهم ليتم تعويضهم. يمكن أن تتراوح هذه الفترة بين 30 يومًا و 90 يومًا بعد إنفاق الوجبة. بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة ، من الأفضل أن يتم إرسال تقارير المصروفات لديهم قبل انتهاء الشهر حتى يمكن معالجتها. يمكن أن تكون دورة إغلاق نهاية الشهر في سبعة أيام ، لذلك يجب أن يكون دعم النفقات في ثلاثة أيام على الأقل قبل بداية تلك الدورة.

الإيصالات

يمكن أن تكون سياسات الشركة المتعلقة بسداد تكاليف الوجبات متساهلة من حيث الإيصالات التي يجب على الموظف تقديمها مع تقرير المصاريف الخاص به. على سبيل المثال ، لا يُطلب من الوجبات التي تقل تكلفتها عن 5 دولارات أن تكون مصحوبة بإيصال. ومع ذلك ، فإن الوجبات التي تكلف أكثر من 30 دولارًا تتطلب دائمًا إيصالًا. إذا قام صاحب العمل بالدفع باستخدام بطاقة ائتمان ، فيمكن طلب إيصال مفصل ، وليس فقط إيصال بطاقة الائتمان.

المبالغ القصوى

غالبًا ما تضع الشركات التي تسمح للموظفين بتعويض مصاريف الوجبات قيودًا على المبلغ الذي سيتم تعويضه للموظف. بشكل عام ، يمكن للموظفين تناول ثلاث وجبات في اليوم - الإفطار والغداء والعشاء. في حين أن المبالغ المخصصة تختلف على نطاق واسع ، يشير دليل الموظف إلى أنها تبلغ 12 دولارًا للإفطار والغداء يوميًا و 30 دولارًا لتناول العشاء يوميًا.

عادة لا يتم تغطية الوجبات الخفيفة ، أو بين الوجبات ، ولا المشروبات الكحولية. يمكن تعديل هذه المبالغ القصوى إذا كان الموظف يلتقط علامة التبويب كجزء من اجتماع عمل مع زملاء آخرين داخل الشركة. وينطبق الشيء نفسه إذا كانت الموظفة تغطي الوجبة لعميلة ستأخذها لتناول الطعام كجزء من اجتماع عمل.

توثيق

سيتعين على الموظفة توثيق اسم المطعم وتاريخ الوجبة كجزء من تقرير المصاريف الخاص بها.

أيضًا ، يمكن أن تتطلب سياسات سداد الوجبات من الموظف توثيق أسماء أي شخص آخر حاضر في الوجبة. هذا ليس مطلوبًا من قبل الشركة فحسب ، ولكنه مطلوب أيضًا من قِبل دائرة الإيرادات الداخلية. يجب توثيق اسم الشخص والمسمى الوظيفي والشركة بالإضافة إلى اسم المطعم.

موقعك

اعتمادًا على المدينة التي يأكل فيها الموظف ، يمكن أن يكون الحد الأقصى للمبلغ الذي قد يتمكن من إنفاقه على وجباته أعلى أو أقل. تدرك العديد من الشركات أن تكلفة الوجبة ستكون أعلى في مدينة تكون فيها تكلفة المعيشة أعلى. لتعويض هذا الاختلاف ، ستسمح الشركات للموظفين الذين يسافرون إلى أماكن ذات تكاليف معيشية أعلى بأن يكونوا قادرين على إنفاق المزيد على وجباتهم إذا لزم الأمر.